Por: Expense Reduction Analysts / alebalbuena@aureacomunica.com
Es común creer que tenemos el control total de los gastos de una empresa con solo saber cuáles son las entradas y cuáles las salidas de dinero, pero identificar las áreas de oportunidad que nos pueden hacer recuperar hasta 20 por ciento del dinero gastado cada año, es lograr lo excepcional, aquí compartimos las 10 mejores prácticas para lograrlo.
- Compromiso. Ante nada debe haber un compromiso total con la empresa y no solo el tuyo, que seguramente ya lo tiene, sino de todos aquellos que forman parte de ella. Para lograrlo desarrolla una estrategia y un plan.
- Analiza. Revisa y analiza el historial de gastos de tu empresa, te puedes llevar una sorpresa. Tal vez notes que gastas de más en algo que no deberías gastar, o de menos en algo que es realmente esencial para la empresa. Recuerda que un menor precio, no necesariamente quiere decir un menor costo.
- Define las necesidades cualitativas. Debes entender cuáles son los requisitos cualitativos de cada categoría de gasto en tu empresa. No todo se trata de precio, sino más bien de necesidad. A veces “lo barato sale caro”.
- Debes comprender los supuestos de las compras. En algunas ocasiones, los supuestos y procesos que determinan los requisitos de los proveedores ya no son válidos, apropiados o necesarios. Actualiza y agiliza estos procesos.
- Entiende a los proveedores y sus industrias. Es muy importante que veas cuáles son las tendencias y los ciclos del mercado; los nuevos desarrollos y alternativas; las prácticas de negocio; los factores determinantes del costo del servicio; el comportamiento de precios y términos de contratación de empresas similares, con gastos similares en otros países; revisar la verdadera diferenciación entre los diferentes proveedores. Si sabes todo esto, podrás reevaluar si tu proveedor te brinda lo mejor.
- Reevalúa. Es muy necesario analizar y reevaluar la relación que tienes con proveedores utilizando el conocimiento que adquiriste en el paso anterior.
- Sal al mercado. Haz un scouting de los diferentes proveedores, sin miedo a preguntar y comparando con el proveedor que ya tienes.
- Negocia. Negociar es la clave de todo. Ahora que ya tienes conocimiento de tu proveedor y del mercado, busca lo mejor para ti e incluso, para tu proveedor. Utiliza benchmarks de precios, conoce todas las posibilidades de contratación y, muy importante, separa a negociador de usuario.
- Decide, implementa y monitorea. Implementa rápidamente, lucha contra el aumento o cambio de precios, continúa optimizando constantemente y monitorea todas estas acciones. Sólo así podrás obtener un verdadero cambio.
- Cambia la cultura. Es necesario implementar una cultura de control de gastos en todos los colaboradores de tu empresa. Comienza con transformar la mentalidad, después de eso las técnicas, políticas y procesos para que realmente los cambios propuestos funcionen a largo plazo.
ACERCA DEL AUTOR
Expense Reduction Analysts, es una empresa global que ha desarrollado más de 18,000 proyectos exitosos de reducción de gastos operativos en más de 30 países, logrando un de 20% de ahorro ponderado. La compañía asesora a toda clase de empresas y organizaciones participando además en la implementación de las recomendaciones, garantizando que se lleven a cabo de manera eficiente y sostenible.
