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Administrar con eficacia y eficiencia los recursos, nos llevará directamente a lograr proyectos sustentables, logrando con esto la esperada viabilidad y rentabilidad de toda empresa que establezca con claridad y precisión sus objetivos.
Lo anterior es aplicable a todas las áreas de una empresa y dentro de ellas nos enfocamos a una prioritaria, el Mantenimiento, que podemos definir como el conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que las instalaciones de edificios, industrias, escuelas, etc., puedan seguir funcionando adecuadamente y conforme a los requerimientos que se tienen establecidos.
Si nos enfocamos al Mantenimiento industrial podemos decir que el mantenimiento se define como un conjunto de normas y técnicas establecidas para la conservación de la maquinaria e instalaciones de una planta industrial, para que proporcione mejor rendimiento el mayor tiempo posible.
Como todo, el mantenimiento ha sufrido transformaciones con el desarrollo tecnológico; a los inicios era visto como actividades correctivas para solucionar fallas (Mantenimiento correctivo) y en general las actividades de mantenimiento eran realizadas por los operarios de las máquinas. Dentro de éste, está el de emergencia que debe efectuarse con urgencia ya sea por una avería imprevista o por una condición imperativa que hay que satisfacer (problemas de seguridad, de contaminación, de aplicación de normas legales, etc.). Otra forma es el mantenimiento correctivo planificado, donde se sabe con antelación lo que debe hacerse y se tiene preparado el personal, refacciones, documentos y todo lo necesario para la reparación al momento que pare el equipo.
Con el desarrollo de las máquinas, se organizan los departamentos de mantenimiento no solo con el fin de solucionar fallas sino de prevenirlas, actuar antes que se produzca la falla (Mantenimiento preventivo), donde se tienen actividades controladas por el tiempo y basado en la confiabilidad del equipo (MTTF, tiempo medio para falla por sus siglas en inglés), en esta etapa se tiene ya personal dedicado a estudiar los equipos y sus requerimientos con el fin de prevenir fallas y garantizar eficiencia para evitar los costos por averías. Ejemplos de esto pueden ser la limpieza, lubricación y recambios programados.
Una modalidad del Mantenimiento preventivo es el Mantenimiento Predictivo que está basado en inspecciones, medidas y control de nivel de condición de los equipos, de manera que sirve de base para programar al preventivo.
Se tienen otros tipos de mantenimiento como el Mantenimiento de Mejora (DOM), para modificar o actualizar equipos en busca de una mejora técnica o económica; o el Mantenimiento de Oportunidad que se realiza aprovechando el paro de equipos por otros motivos. De ahí hasta el Mantenimiento Productivo Total (TPM) donde la responsabilidad no recae sólo en el departamento de mantenimiento sino en toda la estructura de la empresa, y donde sus objetivos son cero averías en los equipos, cero defectos en la producción, cero accidentes laborales, mejora de la producción y minimización de costos.
Como quiera que sea, actualmente el mantenimiento busca aumentar y dar confianza a la producción; aparece el mantenimiento preventivo, el mantenimiento predictivo, el mantenimiento proactivo, la gestión de mantenimiento asistido por computador y el mantenimiento basado en la confiabilidad.
De lo anterior se desprenden claramente los objetivos del mantenimiento:
- Garantizar el funcionamiento regular de las instalaciones y servicios.
- Maximizar la vida útil de los equipos que forman parte de las instalaciones y su disponibilidad.
- Conseguir ambos objetivos a un costo razonable”[1]
La misión de los departamentos de mantenimiento es implementar y mejorar en forma continúa la estrategia de mantenimiento mediante prácticas innovadoras, económicas y seguras, con el fin de conservar la planta industrial con el equipo, los edificios, los servicios y las instalaciones en condiciones de cumplir con la función para la cual fueron proyectados, con la capacidad y la calidad especificadas, pudiendo ser utilizados en condiciones de seguridad y economía de acuerdo a un nivel de ocupación y a un programa de uso definidos por los requerimientos de Producción.
CMMS
El mantenimiento combina varios factores: mano de obra, información, capital, energía, materiales, herramientas, proveedores. De tal forma que el proceso de toma de decisiones en mantenimiento involucra el manejo de gran cantidad de información que permite conocer, entre otros, el estado de los trabajos, evaluar el funcionamiento de los equipos, costear las intervenciones, evaluar riesgos y otros.
La gestión de mantenimiento ha evolucionado en forma dinámica y permanente, hacer mantenimiento implica estar acorde con nuevos desarrollos tecnológicos y nuevos retos asociados con la necesidad de optimizar la eficiencia y eficacia en la producción de bienes, en la prestación de servicios y el mejoramiento de la calidad. Es una verdadera gestión que aborda, desde una perspectiva gerencial y sistemática, una acertada relación con el trabajo administrativo, técnico y operativo del área de mantenimiento.
Para tal gestión, la función mantenimiento no es ajena a los procesos de masificación de tecnologías de la información, ya que ello le permite el logro de objetivos como el que la empresa trabaje en los niveles indispensables de competencia y el aseguramiento de calidad de sus bienes y servicios, de manera que el área de mantenimiento debe tener herramientas que le permitan integrar y agrupar los procesos estandarizados con procesos para suministrar información confiable y oportuna para el desarrollo de la gestión y toma de decisiones.
El Sistema Computarizado para la Administración de Mantenimiento, CMMS por sus siglas en inglés (“Computerized Maintenance Managment System”) controla y organiza un departamento de mantenimiento, diseñando programas de mantenimiento preventivo, ayuda a disminuir el tiempo muerto, monitorea el inventario de refacciones y lleva el control de sus proveedores, de las reparaciones a los equipos y de su costo histórico.
Un paquete de software de CMMS contiene una base de datos de información sobre las operaciones de mantenimiento de una organización. Esta información ayuda al personal de mantenimiento a hacer su trabajo más eficientemente (por ejemplo determinando qué máquina requiere mantenimiento, de qué tipo, quién lo va a efectuar y qué almacén contiene las refacciones o repuestos requeridos) y ayuda a la gerencia a tomar decisiones más informadas (por ejemplo, calculando el costo de reparación de la máquina averiada contra el mantenimiento preventivo de cada máquina, lo que posiblemente lleve a una mejor asignación de los recursos). Los datos de CMMS también pueden usarse para verificar el cumplimiento de normas y regulaciones.
Usando este tipo de sistemas, las actividades de los planeadores, supervisores y administradores que anteriormente eran manuales, se facilita y hace más eficiente, lo que se traduce en los siguientes beneficios:
- Mejor administración de las diferentes actividades preventivas y correctivas.
- Almacenamiento de los datos de actividades para su uso en la determinación de la condición de las instalaciones.
- Disminución de la carga de trabajo de del personal de planeación, supervisión y mantenimiento e incluso de proveedores
- Información puntual y actualizada del estado de los equipos e instalaciones.
- Control más eficiente de la retroalimentación del trabajo realizado y actividades pendientes, al conocerse automáticamente.
- Establecer fechas en forma más precisa para inspección y trabajos subsecuentes.
- Fácil extracción de toda la información necesaria para la planeación de recursos.
Para la adquisición de un sistema CMMS es necesario reconocer que es una solución poderosa y por otra parte buscar los problemas que ella podría resolver, los que en muchos casos son totalmente nuevos e inconsiderados en una empresa, dado que son el resultado de cambiar radicalmente la manera de hacer las cosas y no verlo únicamente a través de los procesos actuales, complementar el cómo usar los CMMS para mejorar lo que hago, con cómo aprovecharlo para hacer lo que no estoy haciendo.
El uso de CMMS es fundamental para el mejoramiento de la empresa. Hasta hace poco la aplicación de los sistemas CMMS era un lujo en el que se generaban órdenes de trabajo sistemáticos o de emergencia en forma eficiente y consistente, ya que el ingreso de datos, la navegación por numerosas pantallas, el aprender códigos y abreviaciones del software resultaba difícil y aburrido, con sentido para los desarrolladores del software pero no para los técnicos de mantenimiento. Sin embargo, el impacto de conceptos como Mantenimiento en Confiabilidad (RCM), Mantemnimineto Productivo Total (TPM) y Costeo Basado en Actividad (ABC), está eliminando los lineamientos tradicionales, de manera que se desarrollan nuevos conceptos de función y de procesos de negocios que se entrelazan, los que dan un nuevo y poderoso enfoque a los proyectos de mejoramiento del mantenimiento, en el que se requiere el apoyo de una tecnología de la información efectiva y apropiada.
Los sistemas de mantenimiento ya no pueden seguir existiendo como islas cerradas, aisladas y secundarias de las aplicaciones principales de la empresa. Tienen que funcionar como eje principal, no como componente periférico de la empresa. Para lograrlo, tienen que incorporar arquitecturas abiertas basadas en objetos que permiten la recolección, filtración, almacenaje y reportes de información sobre el trabajo, equipo materiales, proveedores y costo en múltiples medios e imágenes.
Existen muchos sistemas CMMS en el mercado y casi todos reúnen las características necesarias para cumplir con los requerimientos de los usuarios más exigentes y comprometidos a hacer uso de esta herramienta para conseguir un inmediato retorno de inversión y que este refleje fielmente el funcionamiento del departamento de mantenimiento. La diferencia reside en que la empresa proveedora de estos sistemas, ofrezca realmente una asesoría profesional, desde la selección de la versión adecuada para la aplicación del usuario, hasta apoyarle en la implantación y tener el soporte técnico adecuado para guiarlo en la operación hasta conseguir los objetivos establecidos.
CURRICULUM
José Ángel Bustamante es IEC por parte de la UANL. Ha colaborado con empresas como OTIS, Phillips, AGFA, entre otras, y es consultor en Eagle Technology México en Administración de Mantenimiento especialista en Sistemas de Transporte Vertical y Sistemas Médicos. E-mail: jose.bustamante@eaglemxcmms.com“>jose.bustamante@eaglemxcmms.com
Administrar con eficacia y eficiencia los recursos, nos llevará directamente a lograr proyectos sustentables, logrando con esto la esperada viabilidad y rentabilidad de toda empresa que establezca con claridad y precisión sus objetivos.
Lo anterior es aplicable a todas las áreas de una empresa y dentro de ellas nos enfocamos a una prioritaria, el Mantenimiento, que podemos definir como el conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que las instalaciones de edificios, industrias, escuelas, etc., puedan seguir funcionando adecuadamente y conforme a los requerimientos que se tienen establecidos.
Si nos enfocamos al Mantenimiento industrial podemos decir que el mantenimiento se define como un conjunto de normas y técnicas establecidas para la conservación de la maquinaria e instalaciones de una planta industrial, para que proporcione mejor rendimiento el mayor tiempo posible.
Como todo, el mantenimiento ha sufrido transformaciones con el desarrollo tecnológico; a los inicios era visto como actividades correctivas para solucionar fallas (Mantenimiento correctivo) y en general las actividades de mantenimiento eran realizadas por los operarios de las máquinas. Dentro de éste, está el de emergencia que debe efectuarse con urgencia ya sea por una avería imprevista o por una condición imperativa que hay que satisfacer (problemas de seguridad, de contaminación, de aplicación de normas legales, etc.). Otra forma es el mantenimiento correctivo planificado, donde se sabe con antelación lo que debe hacerse y se tiene preparado el personal, refacciones, documentos y todo lo necesario para la reparación al momento que pare el equipo.
Con el desarrollo de las máquinas, se organizan los departamentos de mantenimiento no solo con el fin de solucionar fallas sino de prevenirlas, actuar antes que se produzca la falla (Mantenimiento preventivo), donde se tienen actividades controladas por el tiempo y basado en la confiabilidad del equipo (MTTF, tiempo medio para falla por sus siglas en inglés), en esta etapa se tiene ya personal dedicado a estudiar los equipos y sus requerimientos con el fin de prevenir fallas y garantizar eficiencia para evitar los costos por averías. Ejemplos de esto pueden ser la limpieza, lubricación y recambios programados.
Una modalidad del Mantenimiento preventivo es el Mantenimiento Predictivo que está basado en inspecciones, medidas y control de nivel de condición de los equipos, de manera que sirve de base para programar al preventivo.
Se tienen otros tipos de mantenimiento como el Mantenimiento de Mejora (DOM), para modificar o actualizar equipos en busca de una mejora técnica o económica; o el Mantenimiento de Oportunidad que se realiza aprovechando el paro de equipos por otros motivos. De ahí hasta el Mantenimiento Productivo Total (TPM) donde la responsabilidad no recae sólo en el departamento de mantenimiento sino en toda la estructura de la empresa, y donde sus objetivos son cero averías en los equipos, cero defectos en la producción, cero accidentes laborales, mejora de la producción y minimización de costos.
Como quiera que sea, actualmente el mantenimiento busca aumentar y dar confianza a la producción; aparece el mantenimiento preventivo, el mantenimiento predictivo, el mantenimiento proactivo, la gestión de mantenimiento asistido por computador y el mantenimiento basado en la confiabilidad.
De lo anterior se desprenden claramente los objetivos del mantenimiento:
- Garantizar el funcionamiento regular de las instalaciones y servicios.
- Maximizar la vida útil de los equipos que forman parte de las instalaciones y su disponibilidad.
- Conseguir ambos objetivos a un costo razonable”[1]
La misión de los departamentos de mantenimiento es implementar y mejorar en forma continúa la estrategia de mantenimiento mediante prácticas innovadoras, económicas y seguras, con el fin de conservar la planta industrial con el equipo, los edificios, los servicios y las instalaciones en condiciones de cumplir con la función para la cual fueron proyectados, con la capacidad y la calidad especificadas, pudiendo ser utilizados en condiciones de seguridad y economía de acuerdo a un nivel de ocupación y a un programa de uso definidos por los requerimientos de Producción.
CMMS
El mantenimiento combina varios factores: mano de obra, información, capital, energía, materiales, herramientas, proveedores. De tal forma que el proceso de toma de decisiones en mantenimiento involucra el manejo de gran cantidad de información que permite conocer, entre otros, el estado de los trabajos, evaluar el funcionamiento de los equipos, costear las intervenciones, evaluar riesgos y otros.
La gestión de mantenimiento ha evolucionado en forma dinámica y permanente, hacer mantenimiento implica estar acorde con nuevos desarrollos tecnológicos y nuevos retos asociados con la necesidad de optimizar la eficiencia y eficacia en la producción de bienes, en la prestación de servicios y el mejoramiento de la calidad. Es una verdadera gestión que aborda, desde una perspectiva gerencial y sistemática, una acertada relación con el trabajo administrativo, técnico y operativo del área de mantenimiento.
Para tal gestión, la función mantenimiento no es ajena a los procesos de masificación de tecnologías de la información, ya que ello le permite el logro de objetivos como el que la empresa trabaje en los niveles indispensables de competencia y el aseguramiento de calidad de sus bienes y servicios, de manera que el área de mantenimiento debe tener herramientas que le permitan integrar y agrupar los procesos estandarizados con procesos para suministrar información confiable y oportuna para el desarrollo de la gestión y toma de decisiones.
El Sistema Computarizado para la Administración de Mantenimiento, CMMS por sus siglas en inglés (“Computerized Maintenance Managment System”) controla y organiza un departamento de mantenimiento, diseñando programas de mantenimiento preventivo, ayuda a disminuir el tiempo muerto, monitorea el inventario de refacciones y lleva el control de sus proveedores, de las reparaciones a los equipos y de su costo histórico.
Un paquete de software de CMMS contiene una base de datos de información sobre las operaciones de mantenimiento de una organización. Esta información ayuda al personal de mantenimiento a hacer su trabajo más eficientemente (por ejemplo determinando qué máquina requiere mantenimiento, de qué tipo, quién lo va a efectuar y qué almacén contiene las refacciones o repuestos requeridos) y ayuda a la gerencia a tomar decisiones más informadas (por ejemplo, calculando el costo de reparación de la máquina averiada contra el mantenimiento preventivo de cada máquina, lo que posiblemente lleve a una mejor asignación de los recursos). Los datos de CMMS también pueden usarse para verificar el cumplimiento de normas y regulaciones.
Usando este tipo de sistemas, las actividades de los planeadores, supervisores y administradores que anteriormente eran manuales, se facilita y hace más eficiente, lo que se traduce en los siguientes beneficios:
- Mejor administración de las diferentes actividades preventivas y correctivas.
- Almacenamiento de los datos de actividades para su uso en la determinación de la condición de las instalaciones.
- Disminución de la carga de trabajo de del personal de planeación, supervisión y mantenimiento e incluso de proveedores
- Información puntual y actualizada del estado de los equipos e instalaciones.
- Control más eficiente de la retroalimentación del trabajo realizado y actividades pendientes, al conocerse automáticamente.
- Establecer fechas en forma más precisa para inspección y trabajos subsecuentes.
- Fácil extracción de toda la información necesaria para la planeación de recursos.
Para la adquisición de un sistema CMMS es necesario reconocer que es una solución poderosa y por otra parte buscar los problemas que ella podría resolver, los que en muchos casos son totalmente nuevos e inconsiderados en una empresa, dado que son el resultado de cambiar radicalmente la manera de hacer las cosas y no verlo únicamente a través de los procesos actuales, complementar el cómo usar los CMMS para mejorar lo que hago, con cómo aprovecharlo para hacer lo que no estoy haciendo.
El uso de CMMS es fundamental para el mejoramiento de la empresa. Hasta hace poco la aplicación de los sistemas CMMS era un lujo en el que se generaban órdenes de trabajo sistemáticos o de emergencia en forma eficiente y consistente, ya que el ingreso de datos, la navegación por numerosas pantallas, el aprender códigos y abreviaciones del software resultaba difícil y aburrido, con sentido para los desarrolladores del software pero no para los técnicos de mantenimiento. Sin embargo, el impacto de conceptos como Mantenimiento en Confiabilidad (RCM), Mantemnimineto Productivo Total (TPM) y Costeo Basado en Actividad (ABC), está eliminando los lineamientos tradicionales, de manera que se desarrollan nuevos conceptos de función y de procesos de negocios que se entrelazan, los que dan un nuevo y poderoso enfoque a los proyectos de mejoramiento del mantenimiento, en el que se requiere el apoyo de una tecnología de la información efectiva y apropiada.
Los sistemas de mantenimiento ya no pueden seguir existiendo como islas cerradas, aisladas y secundarias de las aplicaciones principales de la empresa. Tienen que funcionar como eje principal, no como componente periférico de la empresa. Para lograrlo, tienen que incorporar arquitecturas abiertas basadas en objetos que permiten la recolección, filtración, almacenaje y reportes de información sobre el trabajo, equipo materiales, proveedores y costo en múltiples medios e imágenes.
Existen muchos sistemas CMMS en el mercado y casi todos reúnen las características necesarias para cumplir con los requerimientos de los usuarios más exigentes y comprometidos a hacer uso de esta herramienta para conseguir un inmediato retorno de inversión y que este refleje fielmente el funcionamiento del departamento de mantenimiento. La diferencia reside en que la empresa proveedora de estos sistemas, ofrezca realmente una asesoría profesional, desde la selección de la versión adecuada para la aplicación del usuario, hasta apoyarle en la implantación y tener el soporte técnico adecuado para guiarlo en la operación hasta conseguir los objetivos establecidos.
CURRICULUM
José Ángel Bustamante es IEC por parte de la UANL. Ha colaborado con empresas como OTIS, Phillips, AGFA, entre otras, y es consultor en Eagle Technology México en Administración de Mantenimiento especialista en Sistemas de Transporte Vertical y Sistemas Médicos. E-mail: jose.bustamante@eaglemxcmms.com“>jose.bustamante@eaglemxcmms.com
