Por: Erick Padilla / Empresarial Edenred / Andrea.ulloa@anothercompany.com.mx
Los viajes de negocio son situaciones que pueden ayudarnos a crear un mejor networking y entablar relaciones comerciales que beneficien a dos o más empresas, es precisamente aquí donde recae su importancia. En dichos viajes, por lo regular, son los ejecutivos o personal relacionado con la empresa quienes realizan un sin fin de traslados para atender diferentes reuniones o actividades relacionadas a sus áreas, por lo que tanto viaje puede resultar un dolor de cabeza tanto para la compañía como para ellos.
La situación inicia cuando se destina un monto a los trabajadores, directamente en su nómina, para los viáticos, y ellos tienen la libertad de sacarlo para hacer los pagos correspondientes, un hotel, transporte, comidas, dependiendo el caso, y a pesar de que esto ya este mal desde un inicio, sólo es el comienzo del gran problema.
Supongamos que ya se hizo una verificación, comparación de precios y reservación de hotel, transporte y restaurantes; ya se aprobó el presupuesto para dicho viaje de negocios y que también el presupuesto ya se cargó a la cuenta de nómina del empleado, con esto, el colaborador puede emprender su viaje, pero es precisamente después de esto que vienen los problemas.
Este tipo de prácticas en las empresas son muy comunes y suelen ocasionar grandes inconvenientes, no sólo al poner en jaque a la empresa, sino también al trabajador, debido a que debe existir plena confianza, sumado a que la comprobación y retorno de gastos puede retrasarse y depender del tiempo libre del trabajador.
En este panorama, es relevante tener en cuenta los controles totales, una buena gestión y preparación para hacer del viaje de negocios lo más placentero y efectivo posible.
- Preparación. Tomar decisiones con anticipación puede evitarnos situaciones poco informadas y precipitadas. Es decir, cuando se tiene ya planeado una junta de negocios, lo primero que se deben revisar son las fechas, horarios y lugares, así como la disponibilidad de transporte y hoteles. Tenemos que procurar que estos últimos estén cercanos al punto de reunión y por supuesto, verificar y comparar precios o paquetes, sumado a que estos sitios deben ofrecer facturas para la comprobación de gastos.
- Cotización. Una buena cotización puede evitarnos gastos futuros dentro del viaje; si se cuenta con la preparación adecuada es posible saber cuál será el costo total del viaje, por lo que un control exacto en los costos de transporte, hotel e incluso restaurantes, nos ayudará a una mejor gestión.
- Total visibilidad. Existen herramientas que nos ayudan a tener una visibilidad y control total para el seguimiento de viáticos en un viaje de negocios. A través de ellas podemos parametrizar transacciones y elegir el número de pagos que se pueden hacer por día, montos y horarios, así como colocar candados para sitios exclusivos en los que se puede comprar o pagar.
“Para las empresas, este tipo de soluciones son completamente benéficas, brindan la capacidad de control que se necesita para la gestión de gastos, además de evitar problemas entre el departamento contable y los empleados, el dinero sobrante puede ser automáticamente ‘barrido’ para que regrese a la empresa (…) esto es exactamente lo que sucede con nuestra solución”, explica Padilla.
Cuando se presenta la oportunidad de un viaje de negocios, la concentración debe estar focalizada en entablar relaciones comerciales y personales, por lo que el control de gastos, si bien debe ser importante, no debe representar un problema y mucho menos afectar durante las reuniones de trabajo. Toma mejores decisiones para tu empresa para que exista un mejor control y visibilidad en los gastos.
ACERCA DEL AUTOR
Erick Padilla es Gerente de Empresarial Edenred, líder en soluciones transaccionales para empresas, empleados y comercios, como parte de Edenred, antes Accor Services, líder mundial en el campo de vales y tarjetas de servicios de prepago para empresas y negocios.
