Por: Jesús López Patiño / DQS de México / Jesus.Lopez@dqsmexico.com
Al momento de pensar en la certificación de un sistema de gestión, las organizaciones se encuentran con distintos cuestionamientos para los cuales a veces es complicado encontrar una respuesta concreta; preguntas como: ¿Qué tipo de certificación es la que me corresponde?, ¿«Tal norma» puede certificar a organizaciones de mi giro? ¿Si mi organización es pequeña, necesito o puedo certificarme? En gran medida de las ocasiones las organizaciones no logran aclarar estos cuestionamientos y solo buscan cumplir con el requisito que tienen sin ponerse a pensar ni darse cuenta en los beneficios que la certificación les puede otorgar.
BENEFICIOS DE UNA CERTIFICACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN
La certificación de un sistema de gestión engloba grandes beneficios para las organizaciones; su imagen ve un impacto positivo en el mercado, sus procesos se hacen eficientes, la consecución de los objetivos se facilita, las necesidades de sus clientes y partes interesadas se ven alcanzadas, así como también se mantiene la mejora continua siempre en perspectiva. Sin embargo, muchas de las organizaciones que quieren implementar un sistema de gestión para poder ser parte de esta estirpe, no tienen el conocimiento de qué norma les podría traer mayores beneficios. Por esto es necesario conocer qué problemáticas abordan las normas ISO y qué impacto pueden tener cada una de ellas en las necesidades específicas de su organización.
Muchas veces no se tiene el conocimiento del impacto que tiene la organización y sus procesos. No nos percatamos de los impactos ambientales que se están generando, de los riesgos hacia la salud de los colaboradores e incluso de visitantes, ni tampoco revisamos el desempeño energético que se tiene. Estas cuestiones puedes implicar mayor costo y mayores riesgos para las organizaciones si no se tienen identificadas y si no se trabaja para hacerles frente. Estar preparado ante estos riesgos es una de las funciones de los distintos sistemas de gestión.
NORMAS ISO
La organización internacional de estandarización (ISO) ha emitido una serie de normas para los sistemas de gestión que permitan controlar y mejorar los aspectos y procesos de una organización en temas particulares y específicos. Normas que van desde los puntos más generales, como ISO 9001 para la calidad, hasta puntos un poco más específicos como puede ser ISO 50001, enfocada hacia la eficiencia energética. En el siguiente listado se pueden observar las normas ISO más utilizadas en México para los sistemas de gestión:
- ISO 9001, Gestión de la calidad: Muchas veces no se comprende a lo que hace referencia el término calidad. Con una de estas certificaciones se busca la mejora continua a través del cumplimiento de las necesidades y expectativas de clientes y partes interesadas en general
- ISO 14001, Gestión ambiental: Los impactos ambientales que tiene una organización pueden dañar severamente al medio ambiente, es importante identificarlos y cumplir con normatividades locales. Un impacto ambiental controlado permite el crecimiento de su organización de manera sustentable.
- ISO 50001, Gestión energética: La eficiencia energética es otro punto que se debe de tener en consideración, un uso sustentable energético permite a su organización tener procesos más eficientes, con menor cantidad de recursos, y de nuevo, mayor sustentabilidad para con el medio ambiente.
- ISO 45001, Gestión de seguridad y salud ocupacional: ¿Conoce el impacto que las actividades diarias de los colaboradores tienen en la salud de los mismos? ¿La organización les mantiene en las condiciones óptimas para que puedan llevar a cabo sus labores? Éstos y otros puntos críticos se logran conocer y aclarar con una certificación en ISO 45001
- ISO 37001, Gestión anticorrupción: En un país donde se tiene un índice de corrupción tan alto como en México, no basta mencionar que no se es parte de las organizaciones que tienen estas malas prácticas. Un sistema anticorrupción le ayuda a demostrar que su organización lucha contra la corrupción de cualquier tipo. Y ante cada nivel de su organización se puede tener conocimiento de los niveles de riesgo que se tienen y los planes de acción que se deben tomar si surge algún acontecimiento que pueda dañar la imagen y los principios de la organización.
- ISO 22000, Gestión de inocuidad alimentaria: Una certificación de ISO 22000 es fundamental para demostrar la procedencia y control que se tiene sobre los productos que forman parte de la cadena de suministros de alimentos. Este tipo de certificación es un símbolo de confianza para el consumo de los alimentos.
- ISO 27001, Gestión de seguridad de la información. ¿Cumple con las políticas de privacidad de sus clientes y partes interesadas? ¿Qué tan controlada tiene la información en su organización? así como la accesibilidad de la misma. La seguridad de la información le permite controlar la información que su organización requiera para sus actividades diarias.
Teniendo el conocimiento de lo que tratan estas normas, es que una organización puede seleccionar aquella norma que se apegue a sus necesidades. Cabe mencionar que ISO buscó dentro del desarrollo de la gran mayoría de sus normas que estas pudieran ser utilizadas por cualquier organización independientemente de su giro o tamaño.
Aun así, podrían quedarles algunas incógnitas a las organizaciones, como por ejemplo, si se puede tener más de un sistema de gestión certificado. En estos aspectos también ha trabajado ISO, dándoles a sus normas, en sus últimas versiones, la misma estructura, estructura conocida como «Estructura de alto nivel»
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
La estructura de alto nivel surgió justamente de esta necesidad, con esta estructura se facilita la integración de distintos sistemas de gestión para lograr una certificación de un Sistema de gestión integral.
Las normas no solo comparten la misma estructura, también utilizan la misma metodología. La metodología PDCA o ciclo Deming, modelo que permite a las organizaciones encaminarse a la mejora continua a través de sus conocidas etapas: Planear, Hacer, Verificar y Actuar. De manera general se les podría interpretar de la siguiente forma (personalizándolo a cada organización y a la norma o normas que estén siendo implementadas):
- Planear: En esta etapa se establecen los objetivos y las actividades y procesos necesarios para la consecución de estos. De misma forma se busca que dichos resultados estén en concordancia con las políticas de la organización.
- Hacer: Se implementan los procesos y actividades de acuerdo a lo que se planificó en la etapa anterior.
- Verificar: Se realiza el seguimiento de los resultados, se miden los procesos de acuerdo a las políticas, objetivos y distintos criterios de la organización.
- Actuar: Se llevan a cabo las acciones necesarias para mejorar continuamente.
Un Sistema de Gestión Integral abarca una serie de normas que hayan sido implementadas por la organización. De esta forma, una organización puede tener un sistema que cumpla con los requisitos de, por ejemplo, ISO 9001 e ISO 14001. Con un sistema de gestión integral se tiene un mayor control de sus procesos ya que abarcan ciertos aspectos que con una sola certificación podrían pasarse por alto. Teniendo un sistema de gestión integral, dependiendo de las normas que abarque, puede revisar si sus procesos le están permitiendo cumplir sus objetivos organizacionales, ambientales, de seguridad y salud ocupacional, energéticos, anticorrupción, entre otros. Y todo esto en toda parte de su proceso, permitiéndole identificar áreas de oportunidad y áreas con mayor riesgo para el logro de la consecución de los objetivos.
Un sistema de gestión integral demuestra la madurez de una organización. Le mantiene preparada ante las diversas situaciones que puedan ocurrir debido al entorno y permite que los impactos que estas situaciones puedan tener sean evitados o minimizados. Cabe mencionar, es importante velar por la mejora del sistema de gestión integral. La principal forma de lograr esto es asegurarse que los resultados que se están tendiendo sean reales y fidedignos. La forma de demostrar esto es visualizando quién es el organismo de certificación que está evaluando su sistema. Lo recomendable es que sea un organismo con reconocimiento internacional que demuestre su compromiso con las normas ISO y sea congruente con lo que ellas representan. Organismos de certificación internacionales como DQS de México son el respaldo que su organización necesita para demostrar su compromiso con la mejora continua. Una certificación con organismos internacionales como DQS de México, es lo que le permite a su sistema crecer, encontrar áreas de mejora, y también aprovechar las fortalezas que tenga su organización.
Cabe mencionar que incluso cuando no se tenga una integración total de los sistemas de gestión, el contar con uno certificado no impide que se busque la certificación en algún otro, incluso si la organización decidiese mantenerles independientes.
ACERCA DEL AUTOR
Jesús Alejandro López Patiño es Coordinador de Innovación & MKT en DQS de México, cuenta con seis años de experiencia en sistemas de gestión y normas internacionales. DQS es un organismo de certificación internacional con 35 años de servicio a empresas de todo el mundo.
Correo: Jesus.Lopez@dqsmexico.com
