“Las tecnologías de información en el contexto de una discusión del valor, no puede delimitarse al hardware y software. En su lugar, el término debe abarcar los esfuerzos y recursos destinados para la adaptación de organizaciones, procesos y personas en el aprovechamiento de la tecnología. Frecuentemente, es en esta alianza entre personas, procesos y tecnología donde el valor es creado o destruido”
Phil Goldstein, Richard N. Katz, Mark Olson
Cuando hablamos de Tecnologías de la Información muchas veces nos podemos imaginar a un área de una organización que nos provee del soporte a la red de comunicaciones, las computadoras, las hojas de cálculo etc. y podemos cuestionarnos si ese es el valor que las TI’s pueden aportarle al negocio.
Primero definamos lo que son y para qué las Tecnologías de la Información (TI):
Tecnologías de la Información se refiere a cualquier cosa relacionada con computación como las redes de comunicaciones, el hardware, el software, el Internet o las personas que trabajan y administran esas tecnologías utilizadas para colectar, almacenar, procesar y difundir datos.
Vivimos en la era de la transformación, los datos hoy en día son obtenidos desde una simple llamada telefónica hasta un robot en un proceso automatizado, esa información puede ser procesada en fracciones de segundo y difundida o compartida a casi cualquier parte del mundo, en un proceso que le ha tomado a la humanidad menos de un siglo.
Nos toca hacer frente a un ambiente lleno de retos, las expectativas de lo que pueden hacer las TI’s por el negocio y por los clientes son cada vez mayores. Sin embargo, por un lado es frecuente encontrarnos organizaciones donde se visualiza a las TI como factores de apoyo únicamente y por otro empresas donde el liderazgo de los CIO (Chief Information Officer) es pobre y el enfoque está orientado a mantener la infraestructura existente, la integración tecnológica en el negocio parece más una reto por tener los equipos y gadgets más recientes en lugar de estar enfocados en generar valor para el negocio.
Para esclarecer la aportación de las Tecnologías de Información en el negocio podríamos considerar varios puntos:
- Soporte e Ingeniería de Comunicaciones. Ofrecer servicios de diseño de redes de comunicaciones y servicios de apoyo técnico a los diversas áreas, departamentos y sucursales. Garantizar la seguridad en lapara compartir información y recursos.
- Soporte e Ingeniería de Sistemas. Proporcionar servicios de gestión de sistemas en la variedad de equipos de cómputo (computadoras, periféricos, etc.) centralizados o no, que soportan las aplicaciones de negocio así como proporcionar apoyo a nivel empresarial en las bases de datos implementadas.
- Desarrollo de Aplicaciones.El equipo de desarrollo diseña, construye e implementa nuevas aplicaciones de software y módulos para automatizar y aumentar la eficiencia dentro de los departamentos y/o áreas del negocio.
Gestionar proyectos de software de aplicaciones mediante el estudio, investigación y análisis para la adquisición de herramientas comerciales. Soporte técnico y capacitación. Extraer y analizar datos, integrar aplicaciones, crear informes, gestión de recursos y el desarrollo de recursos web.
- Servicios Integrados. Asegurar que loscuenten con el equipo informático y las aplicaciones necesarias para el desempeño de sus actividades. Dar el soporte a los usuarios externos (Clientes-Proveedores, etc.) que hagan uso de los recursos de TI. Controlar los activos de TI, Garantizar el nivel de servicio requerido para los procesos de negocio implementados.
Para que estas funciones sean realmente efectivas es necesario que estén alineadas a las estrategias de negocio que hayan sido determinadas en el proceso de planeación estratégica cuyo resultado deriva en generar las iniciativas que permitan a la organización lograr hacer realidad los objetivos de mercado y empresariales. (Ver Planeación Estratégica en No. 4 Sept-Oct 2012).
Ante esta situación cabría hacernos el siguiente cuestionamiento sobre TI: ¿Todas las funciones deberían estar dentro de nuestra organización?, ¿el equipo que ejecuta las funciones debe ser parte de nuestra plantilla interna?, ¿cómo determinar el tipo de organización que necesitamos?
El objetivo final de cualquier proceso de planificación es establecer objetivos claros para la organización de TI que se enlazan directamente con las metas de la empresa, en lo que se pueden crear planes factibles de ejecución y previsiones financieras creíbles.
El primer paso hacia el desarrollo de un sólido proceso de planificación de TI es tener una comprensión profunda de la estrategia empresarial y alinearlas. Generalmente es aquí es donde muchas organizaciones se salen de contexto, simplemente porque no tienen una estrategia de negocio claramente articulada.
Definir la estrategia de TI es un proceso iterativo para alinearla con los requisitos de capacidad de negocio, es decir:
- oEs un proceso, no solo un punto en el tiempo.
- oEs iterativo y los logros vienen después de múltiples ciclos: hacer y aprender
- oLa clave es la alineación del negocio y la capacidad de TI mas que diseñar TI para hacer frente a los requerimientos del negocio. La primera considera que ambas funciones se impulsan mutuamente y la última asume que el negocio define la estrategia de TI y no viceversa.
- oEstrategia de TI establece la dirección de la función de TI en una organización
- oGarantizamáximo que las inversiones se realizan en actividades de creación de valor para el negocio y asegura que este dinero genere el máximo valor. (Ayuda a maximizar el valor de retorno de las inversiones en TI).
Existen diversas Metodologías de Planeación Estratégica de TI, para efecto de este artículo nos enfocaremos en una de ellas llamada simplemente PETI.
Esta metodología es formal y robusta y contribuye a establecer una clara relación entre la planeación estratégica del negocio, el modelo de negocio de la organización y las TI. El modelo conceptual propone la transformación de la estrategia de TI en componentes operativos y de TI.
Es una metodología Integral que integra la visión estratégica de negocio y la de TI en una sola, consta de 4 fases.
Situación Actual
En esta fase se ejecutan las siguientes actividades:
- 1.Un estudio de la estrategia de negocios, la eficacia y eficiencia de los procesos operativos y el grado de implementación de las TI en la organización
El entregable de esta fase es el modelo funcional que está establecido en la organización que tiene como propósito entender la posición y problema del negocio, así como el nivel de impacto en el mismo y también la madurez tecnológica. Lleva implícito el entendimiento de alto nivel de la situación actual de la organización.
El estudio de la estrategia de negocios no está asociado con la definición de la misma sino en su entendimiento, cómo están involucrados los altos y medios mandos en ella y cómo inciden éstos en el plan estratégico.
- 2.Medir la eficiencia de los procesos operativos, para lo cual se identifican los procesos , se evalúan y se asocian con la información requerida por cada área sin perder de vista sus interrelaciones. El objetivo es establecer las necesidades de información tanto hacia el interior como fuera de la función de TI. Para este efecto es necesario realizar el análisis de los procesos sin considerar la estructura organizacional.
El grado de implementación de TI está asociado con:
- Analizar las capacidades de la cartera de aplicaciones de software e infraestructura (Hardware y Comunicaciones) enfocando a identificar debilidades y deficiencias,
- Identificar la estructura organizacional de TI, evaluando la capacidad de los recursos humanos y la definición de roles de personal.
- Hacer un comparativo de la inversión y retorno de inversión con los estándares del sector donde se ubique el negocio.
Esta fase no es a manera detallada y por lo mismo deberá ejecutarse en un tiempo relativamente corto.
Modelo de Negocio
En esta fase se despliegan las siguientes acciones:
- 1.Es necesario hacer una evaluación del entorno y establecer la estrategia de negocio (actividades asociadas a la planeación estratégica de la organización), siguiendo con el diseño de los modelos operativos, que van a producir parte de los requerimientos de TI necesarios para mejorar la eficiencia ydel negocio y derivando en la generación de la estructura organizacional adecuada para lograr estos fines.
Esta actividad está completamente ligada a la información que la Planeación Estratégica de negocio generó, es decir: Misión, Visión, Objetivos , Metas y Estrategias, KPI’s, el análisis FODA, el estudio de benchmarking, estudio de necesidades del Cliente, etc. elementos donde las TI son determinantes para lograr generar valor agregado al producto, servicio y al mismo cliente, redefiniendo en algunos casos cómo se define y opera el negocio dependiendo de la estrategia definida (Ej. Diferenciación por precio, calidad, servicio, etc.).
Como resultante de estas actividades se encuentran los requerimientos para TI como: dónde puede determinarse una reingeniería de procesos o un cambio gradual en los mismos. Para detallar y describir el comportamiento de un modelo operativo de forma clara pueden aplicarse las redes de “Petri”, sus fundamentos matemáticos permiten aplicarla como una herramienta robusta de especificación , análisis y diseño organizacional, es posible también utilizar herramientas como BPM (Business Process Management-Gestión de Procesos de Negocio) que ayudan a entender, visualizar y controlar los procesos de negocio.
- 2.Esta fase termina con la determinación de la arquitectura de información donde se definen las necesidades de información de manera global, para cubrir las necesidades del día a día, en ella se definen las interrelaciones lógicas que soportan la operación del negocio.
Modelo de TI
Para determinar el Modelo de TI se desarrollan las siguientes etapas:
- 1.Se realizará la transformación de las estrategias de negocio en la estrategia de TI para luego dar paso a la definición de la arquitectura de sistemas que constituye el marco para la especificación de las aplicaciones y la integración de la información.
Se visualiza a TI como una herramienta para establecer una ventaja competitiva además de soportar los procesos administrativos y operativos del negocio. Se determinan los lineamientos que tanto software, hardware y comunicaciones deberán cumplir como parte de la arquitectura de sistemas alineada a la dirección estratégica del negocio.
- 2.Una clave para establecer el Modelo de TI radica en la transformación de la estrategia de negocio en lineamientos de TI. Por ejemplo,una de las estrategias de la organización es desarrollar una estrategia de mercado global partiendo del mercado nacional, la estrategia de TI podría incorporar tecnología de bases de datos distribuidas, servicios en la nube (“cloudcomputing”), etc.
Este proceso requiere de la participación integrada de los altos y medio mandos con los expertos de TI, esto les permitirá conocer si los planteamientos estratégicos de TI están alineados con la estrategia de negocios y visualizar los resultados esperados en cada proceso.
- 3.La arquitectura de sistemas define el portafolio de aplicaciones requerido para soportar las estrategias, procesos y estructura del negocio. En esta se define el alcance y el grado de integración de los recursos de información de forma global, se establece la prioridad de desarrollo de sistemas, se esclarece la relación entre las aplicaciones y las necesidades de información de las áreas operativas.
La planeación requiere del análisis entre diferentes opciones, las aplicaciones que mejor se adapten a las necesidades de la organización, incluyendo en un momento determinado la adquisición parcial o total de la solución informática sin perder de vista los lineamientos establecidos en la estrategia de TI que deberán cumplir los proveedores.
- 1.Posterior a la definición de la arquitectura de sistemas es necesario definir la arquitectura tecnológica que incluye la especificación de equipos de escritorio, móviles, impresión, comunicaciones (redes locales, mundiales, inalámbricas, etc.), ubicación de equipos, usuarios, tipo y tamaño de dispositivos de almacenamiento, para ello es necesario, también, considerar los lineamientos establecidos en la estrategia de TI.
- 2.En el modelo operativo el enfoque es hacia identificar las oportunidades para mejorar losrelacionados con el desarrollo, implementación y gestión de las TI, para ello es posible considerar prácticas como ITIL, Cobit, CMMi, o cualquiera de las que según la estrategia de TI nos permita acompañarnos a lograr los objetivos planteados.
- 3.La organización de TI nos permite identificar las responsabilidades y conformación de puestos, así como identificar las necesidades de capacitación, Outsourcing y cualquier elemento necesario para cumplir las funciones de gestión y servicio de TI.
Modelo de Planeación
Para la fase de Planeación es necesario definir las prioridades para la implantación de las TI y los procesos operativos para dar paso al plan de implementación donde se determina el orden de despliegue de proyectos de negocios y de TI viéndolos como proyectos integrados y no aislados.
Es aquí también donde se aplica la metodología de administración de proyectos aplicando estudios de viabilidad y análisis de Retorno de Inversión, Análisis de Riesgos, etc.
La definición de prioridades es un método que permite identificar, en el orden de implantación, los procesos que aporten a la automatización del modelo operativo en términos de potencial de ganancia y probabilidad de éxito.
Conclusiones
Hoy en día se da importancia a inversiones en infraestructura, activos, etc., sin embargo, en muchas ocasiones no se visualiza las TI’s como inversiones que impacten en las estrategias de negocio, ocasionado porque no se mide el impacto o no están alineadas las estrategias de negocio y TI de forma que se favorezcan una a la otra, lo que puede llegar en ciertos casos a generar o establecer nuevas unidades de negocio como resultado de la robustez de las TI.
Sin un efectivo proceso de planeación de TI, los profesionales están condenados a jugar un juego de desgaste físico y psicológico que no pueden ganar porque están siempre tratando de ponerse al día con cada vez más unidades de negocio y exigencias.
Es indispensable el involucramiento del equipo directivo en la planeación, definición, ejecución y control de este tipo de iniciativas a fin de asegurar en mayor medida el éxito de este tipo de proyectos.
La Planeación de Tecnologías de la Información es una iniciativa que no pasará de moda en el corto plazo pues es el único método que garantiza que los proyectos de TI estén alineados a las estrategias de negocio y den el resultado y valor que impacte en mejores resultados.
Ingresar al club de empresas que hacen un plan estratégico, no es garantía de resultados pero, si no lo ha planeado o hecho aún, estamos a tiempo antes de que nuestra competencia nos tome la delantera.
Estos son algunos de los resultados de investigación y estadísticas realizados sobre planeación estratégica:
- Las empresas que utilizan planes estratégicos son un 12% más rentables. 1
- El 95% de la fuerza de trabajo en las empresas no entiende la estrategia de la organización. 2
- El 86% de los equipos ejecutivos dedican menos de una hora al mes para discutir sobre la estrategia. 2
- El 60% de las organizaciones no logra vincular la estrategia y el presupuesto. 2
- Más del 70% de las empresas que cuentan con un plan estratégico no lo ejecutan. 2
- Sólo el 23% de las empresas utilizan un proceso formal de planificación estratégica para tomar decisiones estratégicas. En el 52% de las empresas, estas decisiones son realizadas por un grupo pequeño de altos directivos. 3
- En las empresas encuestadas que utilizan procesos formales de planificación estratégica, el 64% de los líderes comentan que la planificación los ha llevado a tomar decisiones estratégicas que han permitido a la empresa cumplir con sus metas.3
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Curriculum
Luis Pedro Méndez Aguiñaga es Ing en Sistemas Computacionales con Certificación en IBM PowerSystems. Es Socio Director de Plus Integral Consultores, S. C., Consultor senior Experto en Diseño y Desarrollo de Sistemas para Manufactura, Servicios y Gobierno, BPM Analista, Director de Proyectos TI y Planeación estratégica de TI.
e-mail: dirección@plusintegralconsultores.com
1. M3 Planning.
2. Balanced Score Card Collective.
3. McKinsey & Company
