Por: Jesús López Patiño / DQS de México / Jesus.Lopez@dqsmexico.com
Si bien el panorama y porvenir que se tienen en la industria mexicana son inciertos, se debe de generar un cambio en nuestra perspectiva. La situación nos ha mostrado que se debe afrontar el reto cambiando nuestra manera de abordar las situaciones que pueden impactar nuestro bienestar, entendido en todos los ámbitos de la palabra. La expectativa es que una vez que se hayan vuelto a abrir por completo las industrias, se tenga una cultura laboral distinta, una cultura que contemple desde: riesgos que puedan afectar el logro de sus objetivos y resultados esperados, hasta la expectativa que tiene el consumidor final.
Una de las mejores alternativas para encaminar a las organizaciones a abordar estas cuestiones son los sistemas de gestión. Un sistema de gestión maduro que contemple la situación actual y que se base en ella para mejorar procedimientos y poder definir de mejor manera los resultados esperados.
Los sistemas de gestión se basan en normas internacionales como las normas emitidas por ISO. Por ejemplo: ISO 9001 gestión de la calidad, ISO 14001 gestión ambiental, ISO 45001 gestión de la seguridad y salud ocupacional, entre otras. Aunque todas estas normas van encaminadas hacia distintos temas que benefician a las organizaciones a tener un control óptimo en dicho tema, la manera de abordar los cambios que se requieren en los sistemas de gestión, es bastante similar entre todas estas normas ya que se comparte la misma estructura, la estructura de alto nivel.
LA BASE: EL CICLO DEMING O PDCA
Las normas internacionales ISO para los sistemas de gestión tienen como uno de sus fundamentos el ciclo de Deming, o ciclo PDCA. Como se sabe, las etapas del ciclo de Deming son: Planear, Hacer, Verificar y Actuar. En estos momentos en donde los resultados no son lo que se había proyectado, se facilita abordar la situación a través de una base como ésta.
Para una planeación adecuada, se debe aplicar un enfoque a procesos detallado que contemple la mayor cantidad de elementos posible, de esta forma se tendrá un proceso maduro que haga frente a las adversidades que puedan surgir. Para un enfoque a procesos adecuado se deben de considerar los siguientes puntos:
- Responsabilidad: Quién está a cargo del proceso.
- Entradas: Qué es lo que se necesita. Es importante considerar quién tiene o de dónde proviene dicha necesidad, esto con el fin de comprender mejor el proceso.
- Salidas: Necesidad satisfecha. Ver que se llegue al producto deseado del proceso.
- Riesgos y oportunidades: Se tienen que revisar y contemplar los distintos factores que pudieran afectar, tanto positiva como negativamente, al proceso y a los involucrados. Es muy importante comprender quiénes son las partes interesadas y qué es el pensamiento basado en riesgos.
- Recursos: Qué se necesita para que se pueda realizar el proceso. En este punto se tienen que identificar las actividades necesarias, métodos de operación, personal, e información documentada.
- Interacción: Ver si el proceso requiere interacción con otros procesos, o bien si se requieren productos y/o servicios externos.
- Controles: La gestión de procesos se basa en mediciones. Es importante establecer indicadores de desempeño y controles del proceso, llevar buenas mediciones y registros; y comparar esto con los resultados obtenidos.
Haciendo énfasis en la importancia de una planeación óptima, se debe contemplar el contexto de la organización y el impacto que éste puede tener en los resultados de la organización. Es menester se realice un pensamiento basado en riesgos que realmente se tome en cuenta en las actividades de la organización. Entonces, para poder llevar a cabo una planeación eficiente surgen los cuestionamientos: ¿Qué es el contexto de la organización? Y ¿qué es el pensamiento basado en riesgos?
- Contexto de la organización: De acuerdo a la familia de normas ISO 9000, el contexto de la organización es un proceso para determinar los factores que impacten a la habilidad de la organización para lograr el éxito sustentable. Los factores a considerar son: situaciones externas, situaciones internas y las partes interesadas.
- Partes interesadas: De nuevo basándonos en las definiciones dadas en la familia ISO 9000, las partes interesadas son aquellas que puedan afectar, o que puedan ser afectadas por una decisión o una actividad de la organización. Las partes interesadas a su vez pueden ser tanto internas como externas. Y como se mencionó en los puntos de arriba, es importante contemplarlas en cada proceso de la organización.
- Factores internos y externos: Los factores externos son aquellos que existen fuera de la organización y que puedan impactar la habilidad de la organización para lograr el éxito sustentable, los factores internos pueden tener el mismo impacto, solo que son aquellos que existen dentro de la organización.
- Pensamiento basado en riesgos: El riesgo es definido como un efecto de incertidumbre, el pensamiento basado en riesgos tiene como función disminuir ésa incertidumbre, tomando en cuenta los puntos que se revisaron del contexto de la organización. Esto se podrá lograr visualizar de manera más efectiva si se conocen los puntos del pensamiento basado en riesgos:
- Identificación del riesgo: Busca encontrar, reconocer y describir los riesgos que puedan apoyar o impedirle a la organización el logro de sus objetivos y el éxito sustentable.
- Análisis de riesgo: En etapa se intenta comprender la naturaleza del riesgo y sus características. Se pueden delimitar niveles de riesgo.
- Valoración de riesgo: Es importante precisar la cantidad y tipo de riesgo que la organización puede o no tomar, con relación a sus objetivos.
- Evaluación de riesgo: Este es el procedimiento global en donde se identifica el riesgo, se analiza y se valora. Se debe de realizar de manera sistémica, iterativa y colaborativa. Y siempre tomando en cuenta las partes interesadas de la organización.
- Tratamiento del riesgo: El propósito es seleccionar e implementar las opciones para abordar el riesgo.
Con esta teoría es que las organizaciones pueden identificar las actividades en las que la situación actual tiene un impacto, y se verá la mejor forma de llevarlas a cabo para el logro de los resultados.
EL PENSAMIENTO BASADO EN RIESGOS Y EL COVID19
Si bien, todas las organizaciones son distintas y el pensamiento basado en riesgos podría implicar mayores esfuerzos para unas que para otras, la situación que nos deja el COVID-19 está presente para todas independientemente de su sector o tamaño. Entonces, aunque existan criterios distintos para labores y actividades específicas; existe un cierto número de situaciones que se espera las organizaciones en general deban de contemplar. Ejemplos de estas actividades y/o puntos que deberán de ser actualizados pueden ser (entre muchas otras):
- Manejo de residuos: Los cubrebocas y guantes que se utilizan deben de tener un control en su deshecho. Por la naturaleza de estos artículos y lo que representa su uso, estos deberían de ser depositados de acuerdo a los lineamientos pertinentes.
- Comunicación: La comunicación y formas de la misma que se permitan dentro de la organización, pudieron haber cambiado gracias a la situación. Es muy importante actualizar la documentación pertinente y ver los distintos medios de comunicación que ahora se podrán manejar para las organizaciones.
- Salud de los trabajadores: Apoyándonos el contexto de la organización, podremos ver qué tanto se están exponiendo nuestros colaboradores a distintos riesgos. Tomando como ejemplo el COVID, se debe analizar cuánto se expone cada trabajador (esto se puede ver por la zona donde vive y su medio de traslado a la organización, así como su mismo entorno que lo podría afectar), si tiene alguna enfermedad crónico degenerativa que implique un riesgo mayor en caso de contagio, etc. Una buena comprensión de la exposición de sus colaboradores podrá ayudar a la organización a mantener la salud de su personal.
- Trabajo a distancia: Se deberá identificar que labores se pueden hacer a distancia y si esto implica un cambio en la forma de los KPI’s de las organizaciones.
Será recomendable que esto se tome en consideración para la actualización o implementación de un sistema de gestión. Entre mayor sea el control que se tenga de la organización y sus procesos, mejor se podrá hacer frente a las situaciones en el porvenir, de manera que se encamine hacia la mejora y el éxito sostenible.
Empero, ¿Cómo se logra la identificación de las partes interesadas y el pensamiento basado en riesgos? Lo recomendable es capacitar a su personal. Existen cursos de capacitación específicos de pensamiento basado en riesgos, así como cursos que se basan en las normas ISO que le ayudarán a comprender el contexto de su organización, así como toda la estructura de alto nivel y el beneficio que ésta le puede brindar a su organización a través de una certificación de sistemas de gestión.
Certificaciones de sistemas de gestión y capacitaciones brindadas por un organismo de certificación internacional, como DQS de México, le brindan las herramientas necesarias para que su organización se encamine hacia la mejora y pueda hacer frente hacia la incertidumbre.
ACERCA DEL AUTOR
Jesús Alejandro López Patiño es Coordinador de Innovación & MKT en DQS de México, cuenta con seis años de experiencia en sistemas de gestión y normas internacionales. DQS es un organismo de certificación internacional con 35 años de servicio a empresas de todo el mundo.
Correo: Jesus.Lopez@dqsmexico.com
