Es paradójico, pero cada vez más frecuente, que mientras las Tecnologías de la Información (TI) se vuelven indispensables y están en manos de todos, las áreas de Sistemas pierdan oportunidades de apoyar de manera innovadora al resto del negocio. Así como suena: los responsables de TI que se sienten satisfechos con mantener la maquinaria en movimiento, están dejando enormes espacios para que los ocupen departamentos como Mercadotecnia, Ventas o Manufactura.
Si en el pasado, las historias de éxito las firmaban los directores de Tecnología e Información (CIO, por sus siglas en inglés), ahora el mérito y parte del presupuesto se los llevan otros protagonistas más dinámicos. La falta de integración entre las TI y el resto del negocio tiene un costo alto para la rentabilidad y la competitividad de las compañías, porque ocasiona el fracaso o el incumplimiento de metas de muchos proyectos.
La tecnología está revolucionando la vida cotidiana y dibujando un mundo nuevo para comunicarse, comprar, vender y negociar. Los teléfonos inteligentes se vuelven obsoletos al paso de los meses, y los fabricantes de aplicaciones y de software empresarial tienen que actualizar sus programas por lo menos dos veces al año, para seguirles el paso a las demandas de los mercados, las redes sociales, incluso, a los riesgos que se descubren a diario. Muchas de estas soluciones de empresa, que en el pasado consumían millones en servidores e infraestructura física, ahora se ofrecen en el modelo de computación en la nube informática o cloud computing.
La forma en que se gasta el presupuesto de las TI es un síntoma de los nuevos esquemas financieros. Hasta ahora, la mayor parte del capital se destina a la operación y los procesos transaccionales. Una parte, a veces menos de 25% del total, se invierte en el desarrollo e implementación de estrategias innovadoras para el negocio.
Las diferencias entre las TI y el resto del negocio se encuentran reflejadas en una encuesta realizada a 1,003 altos ejecutivos de 10 países, por la consultora Avanade, la cual muestra que 37% del presupuesto de las TI para 2014 no estaba en el área de Sistemas, sino que sería ejercido por otros departamentos. Además, señala que 79% de los altos directivos cree que puede tomar mejores y más rápidas decisiones tecnológicas para la organización, que los colegas informáticos. Un problema colateral al de la atribución del presupuesto es la incertidumbre sobre el retorno de la inversión (ROI).
Proyectos tecnológicos ambiciosos resultan en pérdidas económicas debido a que no alcanzaron sus metas, o los objetivos no fueron evaluados, y tampoco contribuyeron al crecimiento. Lo que no da resultados, siempre resulta costoso; por ejemplo, los recursos destinados a mejorar la seguridad y la prevención de ilícitos.
En los últimos años, se invirtieron cuantiosos recursos para implementar controles, áreas restringidas y procesos a prueba de errores, pero los fraudes por robo, pérdidas de información o ataques informáticos, han ido en aumento. Lo anterior no quiere decir que la Alta Dirección no valore la importancia de las TI. En el estudio de KPMG en México “Perspectivas de la Alta Dirección en México 2014”, que involucró a 676 ejecutivos del país, se indica que 81% de los entrevistados asegura que las TI ayudan en gran medida a reducir costos brindando información más transparente sobre el negocio.
Este panorama revela la urgencia de alinear los esfuerzos tecnológicos con los objetivos del negocio, redefinir la forma de ejercer el presupuesto, y revisar las prioridades del departamento de Sistemas. Alcanzar la alineación de objetivos no es tarea sencilla, y lo primero es contar con una evaluación del nivel de madurez de las TI –servicios, procesos y controles–, identificar el estado del área y definir planes a corto, mediano y largo plazo, que impulsen la mejora en las operaciones.
Las TI como soporte del negocio
El nuevo enfoque radica en que las TI también pueden generar negocios y aportar valor sustancial a la compañía. Entre otros temas, las TI ayudan a que las compañías logren:
- Vender más
- Reducir inventarios, mermas y faltantes
- Transparentar el flujo de mercancías
- Identificar clientes críticos
- Reducir costos
- Mejorar el rendimiento de la fuerza de ventas
Muchos de los negocios más rentables de los últimos años, dirigidos a teléfonos inteligentes y redes sociales, han convertido las plataformas informáticas en “máquinas de hacer dinero”. Por ello, dirigir la mirada hacia el área de Sistemas es cada día más necesario para cualquier compañía.
Los servicios de tecnología y el modelo bajo el cual estos son otorgados al negocio, deben establecer una fuerte integración a todos los niveles de la organización.
Diagnóstico: el principio de la solución en el negocio
El primer gran paso para resolver las diferencias del área de TI dentro de la organización, se da a través de la consultoría de Information Technology Assessment, es decir, el diagnóstico del modelo de servicio de TI. El propósito es estudiar, conocer y dimensionar la situación del área de TI, respecto del camino estratégico del negocio. El análisis del ambiente tecnológico se fundamenta en tres pasos básicos:
- 1Evaluación del grado de madurez de los componentes de TI en la organización
- 2Desarrollo de procesos, seguridad y controles
- 3Evaluación de TI para dirigir los cambios en el negocio
Para explotar al máximo los recursos y servicios tecnológicos, deben conocerse las capacidades del negocio, así como sus oportunidades, a través de un análisis exhaustivo.
A partir de los hallazgos, puede diseñarse e instaurarse una ruta de madurez de todo el entorno que compone el modelo de servicios tecnológicos basados en la alineación con la estrategia de negocio, así como el plan de crecimiento definido por la Alta Dirección, y el aprovechamiento de los recursos, identificando los necesarios, así como los que dejaron de generar valor. El uso de las TI con un enfoque estratégico es la forma de responder a las exigencias de los mercados y dar soporte tanto a la operación como al crecimiento y desarrollo futuros de la compañía.
Acerca del Autor
Andrés Aldama es Socio de Asesoría en Tecnologías de la Información de KPMG en México
e-mail: asesoria@kpmg.com.mx“>asesoria@kpmg.com.mx
