DETERMINACIÓN DE COSTOS DE MANO DE OBRA DE TÉCNICOS DE MANTENIMIENTO (Segunda Parte)

En nuestra edición anterior hablamos de que en los procesos de toma de decisiones en mantenimiento muchas veces se requiere conocer el costo real para realizar alguna intervención, esto permite comparar con otras opciones, como seleccionar otro tipo de estrategia de mantenimiento, verificar si las tareas son costo-efectivas, contratar o comparar propuestas.

Hablamos de que dentro de los costos indirectos se encuentran todos los costos de mantenimiento que no se pueden cargar directamente en una orden de trabajo, su total corresponde al presupuesto o gasto real propio de los centros de responsabilidad de mantenimiento, y de que este costo es distribuido mediante la tarifa por hora hombre directa asignada a las órdenes de trabajo. La tarifa está basada en el salario básico, y en una serie de factores que afectan y aportan al valor hora/persona y que no se pueden describir explícitamente en las órdenes de trabajo, factores que en nuestra edición anterior se desglosaron y calcularon, de manera que este artículo muestra una aproximación muy precisa de los diferentes costos que asume una compañía para prestar un servicio integral de mantenimiento y cómo relacionarlos en la tarifa de mano de obra.

Así se procedió a analizar cada uno de los factores, y ahora continuamos con la integración de los mismos por parte de su autor.

COSTO DE POSESIÓN DE UN TÉCNICO

La Tabla 11 muestra el valor de todos los factores para determinar el costo de poseer o tener un técnico de mantenimiento.

El costo de poseer un técnico es la suma de estos factores calculados anteriormente:

Tabla 11

Así el costo de tener disponible un técnico de esta especialidad es 2.98, es decir si el salario es por ejemplo 1,000 unidades monetarias por mes, a la empresa le cuesta tenerlo 2,980 unidades monetarias por mes.

En el siguiente gráfico puede observarse la distribución porcentual de todos los factores.

Grafica 1

En esta grafica es posible observar como el salario y las prestaciones tienen al mayor impacto sobre el costo de poseer un técnico, sin embargo también se puede ver como hay factores que comúnmente no se tienen en cuenta a la hora de hacer el cálculo de la tarifa de mano de obra, y que tienen un porcentaje significativo en esta distribución. Entre estos factores relevantes se encuentran los costos de administración y los costos de capacitación del personal y consultorías.

Realizar este tipo de gráficas permite visualizar la importancia de incluir estos factores en el cálculo de posesión de un técnico, además de identificar aquellos que tienen más peso en la distribución de los costos.

TARIFA DE MANO DE OBRA

Después de obtener el valor del costo de posesión del técnico, mediante la suma de todos los factores que conforman los costos de la mano de obra, es posible calcular la tarifa de la mano de obra como se muestra a continuación.

La manera más simple de expresar la tarifa de la mano de obra es:

El asunto es encontrar las horas trabajadas y disponibles; las horas trabajadas son registradas en las órdenes de trabajo, mientras que las horas disponibles son las horas teóricas de permanencia en el sitio de trabajo con las condiciones para trabajar, para hallarlas es necesario definir el tiempo teórico de permanencia de cada persona en el sitio de trabajo y luego deducir:

• •Horas de vacaciones
• •Horas de capacitación
• •Horas de incapacidad
• •Horas de ausentismo
• •Horas de festivos
• •Horas de tiempo muertos en la jornada

A continuación en la Tabla 12 un ejemplo:

Tabla 12

Si en las órdenes de trabajo aparecen por mes 60 horas el factor de utilización sería de 60 horas trabajadas / 108 horas disponibles

Fuentes internacionales o nacionales indican que estos valores que son pertenecientes generalmente al rango del 40% o el 50%.

Del total de horas disponibles que tiene una persona o especialidad en un período, solamente un porcentaje corresponde a servicios realmente prestados al cliente.

Independientemente de las causas que afecten el factor de utilización, las horas en las cuales no se hace “uso” de un oficio, mantenimiento debe recuperar el costo que para él representa dicha especialidad.

Por eso la mano de obra totalizada (con sus factores de costos asociados) pasa a ser un costo fijo, sólo varía de período a período el costo estándar, entonces es tarea de mantenimiento mejorar la utilización y así lograr bajar el valor de las tarifas y aumentar su rendimiento.

La tendencia a “disminuir costos” prescindiendo del personal debe ser reemplazada por los objetivos de disminuir los tiempos perdidos del personal o aumentar la productividad. Para una empresa es independiente el pago a los técnicos, del nivel de ocupación de los mismos, por eso se afirma que ese costo es un costo fijo desde el punto de vista dinero empleado por la empresa.

Conociendo la importancia de calcular correctamente el número de horas disponibles reales de un técnico para obtener la tarifa de mano de obra, se mencionan a continuación dos escenarios que tienen efecto sobre la horas disponibles y que deben tenerse en cuenta a la hora de realizar los cálculos.

EL EFECTO DE LOS DESPLAZAMIENTOS

El tiempo de desplazamiento entre unidades de trabajo geográficamente distantes hace que se realice esta pregunta de manera constante: ¿Los tiempos de desplazamiento son parte de las órdenes de trabajo o “Tiempo perdido o son tiempo bien empleado”?, Una respuesta positiva para el primer caso implica tener menos horas trabajadas y el segundo medir los tiempos de desplazamiento con el fin de calcular mejor el tiempo realmente disponible.

Si no se asocian a las órdenes de trabajo entonces disminuye la disponibilidad del personal y en las órdenes de trabajo no se consideran como parte de ellas, para evitar discusiones que no aportan mucho es necesario partir del hecho de que mientras las personas se desplazan devengan su salario, por lo tanto sí hacen parte de las órdenes de trabajo.

A continuación en la Tabla 13 un ejemplo que ilustra cómo se afecta el factor de utilización sin considerar los desplazamientos (no es lo recomendado).

Tabla 13

Nótese la influencia de esta decisión que independientemente de la que se adopte exige que estos tiempos se midan y se hagan análisis tales como porcentaje de tiempo por órdenes de trabajo asignado a estos trabajos.

EL EFECTO DE LAS HORAS EXTRAS

Las horas extras mejoran aparentemente el aprovechamiento de la mano de obra, pero deben afectar el numerador y el denominador del factor de utilización. Tal como lo muestra el ejemplo de la Tabla 14. Por lo tanto no constituyen tal mejora.

Tabla 14

Estos efectos puede ser necesario incluirlos dependiendo de las circunstancias de trabajo del técnico y de las situaciones que se tendrán en cuenta en el cálculo de la tarifa de mano de obra.

En este artículo se evidenció como el costo de la mano de obra es no es fijo, como suele calcularse y se mostró una manera adecuada de distribuir e incluir todos los costos asociados de posesión de un técnico, así como las situaciones que deben tenerse en cuenta a la hora de determinar las horas disponibles reales de un técnico, con el fin de calcular correctamente la tarifa de mano de mano de obra de los técnicos de mantenimiento.

BIBLIOGRAFÍA

• Artículo: Los costos en la función de mantenimiento, Carlos Mario Pérez Jaramillo
• Artículo: El futuro de la función Mantenimiento, Carlos Mario Pérez Jaramillo
• Artículo: ¿El Costo de Mantenimiento una Amenaza o una Oportunidad?, Carlos Mario Pérez Jaramillo
• Artículo: Sistema de costeo ABM basado en actividades, Carlos Mario Pérez Jaramillo
• Artículo:  Gestión Integrada de Mantenimiento y Materiales, Carlos Mario Pérez Jaramillo
• Artículo:  El Concepto de Costo de Mantenimiento, Carlos Mario Pérez Jaramillo
• Artículo: Cómo Planificar un Mantenimiento Eficiente, Carlos Mario Pérez Jaramillo

Curriculum

CARLOS MARIO PEREZ JARAMILLO (carlos.perez@soporteycia.com“>carlos.perez@soporteycia.com)

Ingeniero mecánico. Especialista en sistemas de información. Especialista en gestión de activos y gerencia de proyectos y master en gestión de proyectos, negocios y administración de activos físicos. Profesional en RCM2™ de Aladon Network. Certificado como Endorsed assessor y Endorsed trainer del Institute of Asset Management.

Asesor y consultor de dirección y gerencia de mantenimiento. Ha desarrollado y apoyado la aplicación de modelos de gestión de activos en compañías del sector alimenticio, de minas, petrolero, petroquímico, textil, servicios públicos, entretenimiento y energético. Instructor en RCM, confiabilidad, análisis de fallas, planeación y programación de mantenimiento, costos, indicadores de gestión de mantenimiento, análisis del costo del ciclo de vida y en el estándar PAS 55 para la gestión óptima de activos.

Ha trabajado en la divulgación, capacitación y aplicación de RCM2, gestión de mantenimiento y la gestión de activos en empresas en Ecuador, Perú, España, Chile, Argentina, Cuba, México, Panamá, Costa Rica, El Salvador, Guatemala y Colombia.