Determinación de Costos de Mano de Obra de Técnicos de Mantenimiento (Primera Parte)

En los procesos de toma de decisiones en mantenimiento muchas veces se requiere conocer el costo real para realizar alguna intervención, esto permite comparar con otras opciones, como seleccionar otro tipo de estrategia de mantenimiento, verificar si las tareas son costo-efectivas, contratar o comparar propuestas.

La concepción de que el costo de la mano de obra es fijo es generalizada, por eso no siempre se analizan de manera adecuada lo cual ha ocasionado que estos costos no se distribuyan de la manera correcta, y no incluyan todos los costos asociados de manera real y precisa.

Un grupo de mantenimiento incluye personas que dirigen, que gestionan y que ejecutan, pero en las órdenes de trabajo sólo se registran los mantenedores y por eso los supervisores, ingenieros, planeadores, programadores, responsables de herramientas y en ciertos casos responsables de almacenes y de compras no están comprometidos de manera apropiada.

Es bastante común que los sistemas de administración de mantenimiento por computador permitan registrar las horas reales que se usaron en una labor determinada y también de la misma manera se registran tarifas por hora por especialidad o especialista y de esta manera el costo de la actividad es el producto de los dos valores.

La pregunta que normalmente se hacen los administradores a todo nivel y en diferentes grupos de trabajo en una empresa es: ¿por qué los valores obtenidos como costo total de mantenimiento difiere tanto del que se obtiene en un sistema contable?, y para esto hay varias explicaciones: la primera, las horas registradas no son reales, ya que a veces no se registran todas las horas asociadas a la labor, horas de espera, aprovisionamiento de recursos, horas de prueba, entre otras. En otros casos la tarifa no es la correcta porque incluyen generalmente sólo el salario y las prestaciones sociales, tales como pago de salud, pensiones, riesgos y beneficios que entrega la empresa.

Este artículo muestra una aproximación muy precisa de los diferentes costos que asume una compañía para prestar un servicio integral de mantenimiento y cómo relacionarlos en la tarifa de mano de obra.

Para determinar el costo de una intervención en una orden de trabajo (O.T.) es necesario establecer los diferentes componentes del costo y calcular su contribución a la tarifa. Este valor integra en un costo unitario los diferentes conceptos, además debe permanecer estable durante un lapso tal que la gestión sea medida en periodos de tiempo suficientemente largos como para registrar acontecimientos que puedan afectarla.

Una premisa fundamental para el cálculo de las tarifas, es que en los valores “cargados” a las órdenes de trabajo se debe recuperar toda la inversión para prestar los servicios de mantenimiento, representada en costos directos e indirectos en los que se incurre en un periodo dado; si estos costos están presupuestados apropiadamente, los valores resultantes reflejarán esta situación planeada; pero no necesariamente un desfase entre lo presupuestado y lo realizado significa una mala ejecución, sino que puede ser una mala gestión de presupuestos, porque un buen presupuesto parte de un buen conocimiento de los consumos y recursos de periodos anteriores, además de una definición correcta de las estrategias de mantenimiento.

 

COSTOS DE LA MANO DE OBRA

Para “cargar” consumos de mano de obra directa de mantenimiento en una orden de trabajo se utiliza una tarifa por hora/hombre de cada una de las especialidades de mantenimiento, aunque puede hacerse por especialista sin que cambie el proceso de cálculo, sin embargo este nivel de detalle no agrega un valor significativo al análisis si se tiene en cuenta el esfuerzo realizado.

La tarifa está basada en el salario básico, y en una serie de factores que afectan y aportan al valor hora/persona y que no se pueden describir explícitamente en las órdenes de trabajo.

Los costos indirectos generados por la organización de mantenimiento tienen como fin la administración de la mano de obra directa. El mecanismo que asegura que los costos indirectos sean distribuidos en las órdenes de trabajo es su involucramiento en el cálculo del costo de mano de obra directa, debido a que en todas las órdenes de trabajo existe al menos una especialidad asignada, pero no todas necesitan materiales ni herramientas que son costos directos de fácil asignación a labores definidas.

Dentro de los costos indirectos se encuentran todos los costos de mantenimiento que no se pueden cargar directamente en una orden de trabajo, su total corresponde al presupuesto o gasto real propio de los centros de responsabilidad de mantenimiento. Este costo es distribuido mediante la tarifa por hora hombre directa, asignada a las órdenes de trabajo.

 

SALARIO BÁSICO PONDERADO

Antes de analizar cada uno de los factores, se debe determinar un valor promedio ponderado de los diferentes tipos o categorías que tiene una especialidad; la Tabla 1 ilustra un ejemplo de la forma como se puede calcular la tarifa/hora de mano de obra: si existen cinco tipos de especialistas relacionados, el cálculo de la tarifa se puede hacer para una de ellas que globalice las especialidades o puede hacerse discriminadamente, debe tenerse en cuenta que un control detallado no necesariamente mejora la gestión de costos.

 

Tabla 1

El salario promedio ponderado de la especialidad o por oficio se calcula de la siguiente manera:

Salario de la categoría 1 * Número de personas en la categoría 1

Salario de la categoría 2 * Número de personas en la categoría 2 …

Así sucesivamente, se procede a hacer la sumatoria de estos salarios y luego se divide por el número de personas totales, con lo que se obtiene un Salario Básico Ponderado (SBP) que generalmente es expresado en [$/persona]. Este valor se utiliza como denominador en la mayoría de los cálculos de los factores.

 

 

 

1. 1.Factor salario

Es un factor fijo que es uno (1) y representa el valor que es afectado por los que se van a calcular a continuación.

1. 2.Factor prestacional y beneficios

Este factor se aplica al salario básico ponderado y se debe averiguar en el área de recursos humanos con los responsables de pago nómina y seguridad social. Incluye los pagos obligatorios de ley tales como salud, pensiones, riesgos profesionales, vivienda, alimentación, transporte, dotación obligatoria de ley. Por ejemplo 0.8

3. Administración

Relaciona el costo de las personas de gerencia de mantenimiento, apoyo logístico, supervisores, planeadores y programadores, almacenistas, responsables de salas de herramientas que apoyan el personal operativo; el cálculo de este factor arroja un valor que se suma a los valores unitarios de salarios promedios. El factor de costo de administración comprende también el gasto realizado en insumos y medios para el logro del adecuado funcionamiento de un grupo de mantenimiento, tales como:

• Convenios de soporte anual del sistema de administración de mantenimiento por computador.

• Utilización de computadores y programas informáticos por año.

• Uso de elementos y consumibles de oficina.

Cualquier recurso que no pueda asignarse precisamente en las órdenes de trabajo se debe colocar en el numerador y si algún funcionario comparte su trabajo entre los dos esquemas, puede colocarse su porcentaje respectivo en la fracción.

Para calcular este factor se utiliza la siguiente fórmula:

 

 

Ejemplo:

 

Tabla 2

• Gastos administrativos del área (energía, agua, papelería, entre otros) por año: 36,000

 

Teniendo en cuenta los datos anteriores y la fórmula para el cálculo del factor de administración, se obtiene:

 

• Factor administración:

 

 

Para este caso, se obtuvo un factor de 0.42 para los costos administrativos que incluyen el personal y gastos de papelería y servicios como energía y agua.

4. Capacitación y consultorías

Relaciona un valor promedio por persona al dividir el dinero invertido en un periodo que generalmente es de un año en entrenamiento, formación, consultorías y asesorías exclusivas del área de mantenimiento, este valor se relaciona con el salario básico mensual.

Ejemplo:

 

Tabla 3

 

Los costos de capacitación del personal y de consultorías corresponden a un factor de 0.32

5. Herramienta menor

Generalmente todo técnico de mantenimiento tiene una dotación básica de herramienta manual que se asigna permanentemente y que no es posible ni vale la pena anotar en las órdenes de trabajo, el factor relaciona un valor mensual con el salario básico ponderado.

Primero debe calcularse el valor promedio ponderado de la “caja” de herramientas, de la siguiente forma:

 

 

 

Ejemplo:

 

Tabla 4

• Valor promedio ponderado: 5,000

 

Con este valor se calcula el factor de herramienta menor así:

 

 

Tabla 5

 

 

El costo de la “caja” de herramientas de este grupo de mecánicos tiene un factor de 0.06

 

6. Herramienta compartida

En algunas ocasiones un grupo de técnicos de mantenimiento o cuadrilla tiene una dotación básica de herramienta que se asigna permanentemente, es bastante común que esta herramienta esté en un cuarto de herramienta, no es fácil, a veces no es posible ni vale la pena anotar en las órdenes de trabajo, el factor relaciona un valor mensual con el salario básico ponderado de las personas de la cuadrilla o grupo.

Ejemplo:

Tabla 6

 

 

 

El valor de la herramienta compartida para este grupo de mecánicos corresponde a un factor de 0.1

7. Transporte

Es frecuente en algunas organizaciones que un grupo de personas se desplacen permanentemente en un vehículo y como tal es difícil “cargarlo” como un recurso expreso en las diferentes órdenes de trabajo y por eso es mejor tomarlo como un valor que aumenta el costo unitario de usar la mano de obra.

Ejemplo:

 

Tabla 7

 

 

Los costos en los que se incurre para el transporte del personal operativo generan un factor de 0.09.

 

8. Gastos de viaje

Si los gastos de viaje siempre se pudieran definir para un trabajo específico, serian costo directo, más en los casos en los cuales los técnicos permanentemente generan esos egresos para diferentes labores, es más lógico determinar el costo mensual por persona y relacionarlo con el salario básico ponderado.

El costo de gastos de viaje del personal puede ser el valor presupuestado o el histórico, pero expresado en [$/mes].

 

Tabla 8

 

 

Para el caso de los gastos de viaje se obtuvo un factor de 0.01.

 

9. Comunicaciones

Con este factor se agrupan todos los costos por suministro, mantenimiento y administración de radios, localizadores y teléfonos móviles que se utilizan dentro del cumplimiento y ejecución de las órdenes de trabajo.

Ejemplo:

 

Tabla 9

 

 

Los costos de comunicaciones que incluyen los costos de radios, celulares, internet e internet, corresponden a un factor de 0.14

 

10. Consumibles

Con este factor se cubren las compras por cajas menores y otros consumibles que se utilizan dentro del cumplimiento y ejecución de la orden de trabajo, tales como soldadura común, tornillería, detergentes, algunos lubricantes, telas, disolventes; para los cuales la determinación precisa en una labor es dispendiosa y poco útil.

Se puede usar un valor presupuestado o un valor real y relacionarlo con el salario básico ponderado.

Se debe realizar una clasificación de los materiales indirectos o consumibles, considerando que estos corresponden a materiales que aunque se utilicen en la ejecución de un trabajo no se pueden ni medir ni cargar directamente a una unidad específica o equipo.

Ejemplo:

 

Tabla 10

 

 

Los consumibles utilizados por este grupo de mecánicos generan costos que representan un factor de 0.04.

 

En nuestro próximo número veremos la integración de los anteriores factores para determinar el costo de tener un técnico de mantenimiento, así como de otros factores y efectos a considerar.

 

Curriculum

CARLOS MARIO PEREZ JARAMILLO (carlos.perez@soporteycia.com“>carlos.perez@soporteycia.com)

Ingeniero mecánico. Especialista en sistemas de información. Especialista en gestión de activos y gerencia de proyectos y master en gestión de proyectos, negocios y administración de activos físicos. Profesional en RCM2™ de Aladon Network. Certificado como Endorsed assessor y Endorsed trainer del Institute of Asset Management.

Asesor y consultor de dirección y gerencia de mantenimiento. Ha desarrollado y apoyado la aplicación de modelos de gestión de activos en compañías del sector alimenticio, de minas, petrolero, petroquímico, textil, servicios públicos, entretenimiento y energético. Instructor en RCM, confiabilidad, análisis de fallas, planeación y programación de mantenimiento, costos, indicadores de gestión de mantenimiento, análisis del costo del ciclo de vida y en el estándar PAS 55 para la gestión óptima de activos.

Ha trabajado en la divulgación, capacitación y aplicación de RCM2, gestión de mantenimiento y la gestión de activos en empresas en Ecuador, Perú, España, Chile, Argentina, Cuba, México, Panamá, Costa Rica, El Salvador, Guatemala y Colombia.