OFIMATICA. Herramientas para mayor productividad

Hoy en día la palabra informática abarca todas las áreas de una empresa o negocio, inicialmente se pensaría que solo aplica para las áreas administrativas pues son quienes manejan la mayoría de la información.

La palabra informática nace de las palabras información y automática, haciendo referencia al control, administración o manejo de la información de una forma automática, por medio de sistemas, herramientas ofimáticas, programas o aplicaciones inteligentes capaces de actuar y tomar decisiones previamente programadas.

De la misma manera, la palabra ofimática es la combinación de oficina y automática, enmarcando las tareas administrativas como elaboración de documentos, cálculos de ventas mensuales, reportes, balances y creación de presentaciones que se realizan haciendo uso de herramientas ofimáticas.

Es muy conocido el dicho, que se lee: “Zapatero a tus zapatos”, aplicado en forma empresarial, significa que las empresas deben tener bien claro cuál es su negocio, si producir, otorgar servicios o dedicarse de lleno a organizar todo su papeleo y tareas administrativas. Actualmente las empresas están intentando dedicarle el 100% de su tiempo al negocio, algunas con mucho éxito, otras no tanto y muy pocas se han estancado, pues todavía están batallando con su actual administración de papel.

Muchas PyMEs pensarán que utilizar tecnología de información es menester único de las grandes empresas por la gran inversión que esto implica, pero están muy equivocadas, pues existen en el mercado aplicaciones generales a precios accesibles, incluso gratuitas, y profesionales que desarrollan sistemas personalizados aprovechando los recursos informáticos con los que cuentan las PyMEs, tal es el caso de las herramientas ofimáticas como el procesador de textos, hoja de cálculo, manejador de bases de datos y creador de presentaciones, que cualquier PyME por más pequeña que sea las tiene y no han sabido sacarles el mayor provecho, ni darles el uso que deberían otorgarle.

Lo anterior no es enfermedad solamente de las PyMEs, hay empresas grandes que están en esta misma situación y a pesar de contar con los mejores sistemas, herramientas ofimáticas y demás recursos informáticos, aún no saben qué hacer con ellos, es precisamente en este punto donde las empresas deberían detenerse para realizar un análisis y o diagnóstico situacional que ayude a determinar las áreas de oportunidad que se tienen en el uso de dichas herramientas y si realmente les están ayudando a incrementar la productividad, a tomar las decisiones correctas y garantizar el desarrollo de la Empresa.

Las empresas que no aprovechan las bondades de las herramientas ofimáticas y recursos ven limitada su productividad y crecimiento por las mermas de inventarios, pérdidas de dinero por falta de control, pérdida de clientes por carecer de información e incertidumbre en la toma de decisiones, entre otros.

El desafío actual para cualquier empresa es permanecer en el mercado, en este año el reto será aumentar su productividad ofimática, ser más eficientes y generar ahorros a largo plazo, por ello es necesario que adopten las mejores prácticas dentro de sus procesos administrativos, pues de otra forma el invertir en recursos ofimáticos sería inútil, por tanto la principal tarea es comenzar con la ALFABETIZACION de los pequeños empresarios sobre el uso de las herramientas informáticas, en especial sobre el uso de aplicaciones de software y la utilidad de su incorporación dentro de los procesos de gestión empresariales.

Algunas de las herramientas ofimáticas más usadas en el ambiente administrativo dentro de una empresa se enlistan en la siguiente tabla, así mismo su similar gratuita:

Ahora, ¿qué tan dispuesto está usted, en aprender a obtener el mayor beneficio para su negocio, haciendo uso de las principales herramientas ofimáticas?

Curriculum

Gabriel Alejandro Granados es Ingeniero en Sistemas Computacionales con Maestría en Tecnologías de Información Empresarial de la Universidad De la Salle Bajío, además de ser Técnico Mecánico Electricista y diplomado en Educación. Actualmente labora en la Planta de Motores de General Motors Silao donde es Administrador del Sistema Máximo del área de mantenimiento planeado, además de ser  Instructor, asesor y consultor informático y catedrático en la carrera de Producción Industrial del Colegio de Estudios Científicos y Tecnológicos de Guanajuato plantel Irapuato.