Por: Jesús López / DQS de México / Info.dqs@dqsmexico.com
La posibilidad de corrupción es uno de los temas arcaicos que aún gobiernan en las sociedades hodiernas, sea sector público o sea sector privado. Para enfrentarle, se requiere un compromiso beligerante que demuestre y valide que no se le acepta; ISO 37001 es la herramienta que puede ayudar a demostrar la postura que se toma ante esta situación
A un año de la emisión de la primer norma internacional ISO contra la corrupción, ISO 37001:2016, las organizaciones tienen la oportunidad de demostrar que cuentan con procesos claros y transparentes; así como evidenciar el esfuerzo que realizan para enfrentar la corrupción.
¿PARA QUIÉN ES ISO 37001?
ISO 37001 es para cualquier tipo de organización que quiera demostrar su compromiso contra la corrupción. Sin importar su tamaño o giro, cualquier organización puede implementar un sistema de gestión anticorrupción basado en esta norma.
La norma especifica requerimientos genéricos que son aplicables a cualquier organización, e incluso a cualquier parte de dicha organización, con el propósito que pueda ser aplicada por toda empresa que requiera demostrar que no se encuentra vinculada en actividades fraudulentas.
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN ANTICORRUPCIÓN
La norma ISO 37001:2016 utiliza la estructura de alto nivel. Misma estructura que utilizan las normas ISO más reconocidas como lo es ISO 9001 e ISO 14001.
Esto no sólo beneficia a que se pueda integrar con éstas y otras normas. Sino que, al estar familiarizados con esta estructura, se facilita la implementación del sistema de gestión.
Dos conceptos importantes que ayudarán a definir, implementar, mantener, revisar e improvisar al sistema de gestión anticorrupción son el pensamiento basado en riesgos y el alcance que tendrá el sistema.
Como se ha mencionado en la norma ISO 9001, “El pensamiento basado en riesgos permite a una organización determinar los factores que podrían causar que sus procesos y su sistema de gestión… se desvíen de los resultados planificados”. Con esto en mente, las organizaciones deben identificar los riesgos y oportunidades que se le puedan presentar a la organización, y debe tomar acciones apropiadas ante cada situación.
Para definir el alcance del sistema de gestión anticorrupción la organización debe determinar los límites y aplicabilidad del sistema considerando el contexto de la misma.
El contexto de la organización permite determinar las cuestiones externas e internas que sean pertinentes a la organización. Toda cuestión que esté involucrada en su capacidad de lograr los resultados esperados debe ser considerada; incluida toda parte interesada, como lo pueden ser: clientes, proveedores, entidades regulatorias, etc.
Una vez que haya tomado en consideración estos conceptos deberán definir una política anticorrupción que deberá ser comunicada a todas las partes interesadas, desde los colaboradores, hasta a todo socio comercial.
¿QUÉ BENEFICIOS LE OTORGA UNA CERTIFICACIÓN EN ISO 37001?
ISO 37001 respalda la imagen de su organización. Con una certificación bajo la norma, la organización asegura a inversores, socios comerciales, personal y otras partes interesadas, que se ha hecho todo lo que razonablemente se puede realizar para eliminar la corrupción dentro de su esfera de influencia.
Los beneficios principales de contar con un sistema de gestión anticorrupción implementado son, entre otros:
- Aseguramiento de que sus proveedores, subcontratados, agentes estén en unión con las buenas prácticas anticorrupción.
- La implementación y certificación del sistema de gestión anticorrupción pueden ser usadas como evidencia de la debida diligencia en caso de cualquier controversia que se le pueda llegar a presentar a la organización.
- La certificación promueve bajo esta norma internacional la confianza y mejora la imagen de la organización. Los controles y acciones que introduce la norma le ayudarán a evitar la participación en la corrupción; por consiguiente, mejorará su reputación.
- Como se mencionaba con anterioridad, la norma ISO 37001:2016 sigue la misma estructura de alto nivel, como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 y puede ser fácilmente integrada dentro de los sistemas de gestión existentes; dando como resultado un sistema de gestión integral que contemple y exista en concordancia a distintas normas.
- Con un sistema de gestión anticorrupción certificado, usted valida a las partes interesadas su postura contra la corrupción. Teniendo procesos transparentes y claros.
CERTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN ANTICORRUPCIÓN BASADO EN ISO 37001:2016
El sistema de gestión debe ser auditado y certificado por un organismo de certificación, como DQS de México. Y el proceso de certificación es el mismo que en las normas internacionales ISO más reconocidas, ISO 9001 e ISO 14001.
El proceso puede comenzar con una auditoría gap. Esta auditoría es de carácter opcional, su función es identificar potenciales de mejora. Esto le permitirá prepararse para la auditoría de certificación lo más eficientemente posible.
Posteriormente, la certificación inicial consta de dos etapas:
- Revisión documental: En esta etapa se revisa y evalúa la documentación del sistema; se revisan los objetivos y resultados de auditorías internas y revisiones por la Dirección. Durante esta etapa se determina si su sistema está lo suficientemente desarrollado y listo para la auditoría de certificación.
- Auditoría de certificación: La segunda etapa es una auditoría en planta donde se revisará la efectividad de toda área funcional, así como del sistema de gestión y de sus procesos. De acuerdo a los resultados, los organismos de certificación toman la decisión de si se expide o no el certificado.
Una vez emitido el certificado bajo la norma ISO 37001:2016 se tendrán que realizar auditorías de seguimiento, éstas pueden ser tanto anuales como semestrales; son auditorías en sitio de los componentes críticos del sistema de gestión.
Al final del ciclo de certificación, que es de tres años, se debe realizar una auditoría de recertificación, la cual, se debe llevar a cabo para asegurar el continuo cumplimiento a los requerimientos aplicables. De acuerdo a los resultados obtenidos de este cumplimiento, un nuevo certificado será expedido con el mismo periodo de validez.
ISO 37001 CONTRA LA CORRUPCIÓN
No hace falta mencionar el por qué de la necesidad de una norma internacional que haga frente a la corrupción. ISO 37001:2016 busca esclarecer procesos y brindar una reputación fidedigna a cualquier organización, a través de una certificación de sistemas de gestión anticorrupción.
Demostrar que las organizaciones han hecho lo posible para combatir la corrupción no debe ser una ventaja competitiva; debe ser un compromiso que se tenga como sociedad, un objetivo compartido para esclarecer procesos y demostrar que los resultados se han obtenido por vías de un buen desempeño y en función de los lineamientos establecidos.
ISO 37001 es el sello que permite hacer frente a este conflicto. Y un sistema de gestión certificado por un organismo internacional como DQS les da reconocimiento global a sus esfuerzos.
ACERCA DEL AUTOR
Jesús López es Licenciado en Administración de Empresas y actualmente labora como profesional de Innovación & Marketing en el Organismo de Certificación, DQS de México.
Correo: Info.dqs@dqsmexico.com
