Por: Oscar Santoyo / Difraxion Group / oscar@difraxion.com / @Oscar_Santoyo
¿Cuántas veces hemos asistido a algún evento y hemos notado falla tras falla dentro de él? Este asunto se vuelve muy importante y se convierte en un gran distractor, además de que tener mayor número de errores hace que tu público este propenso a llevarse un mal sabor de boca sobre tu evento, sea desde una pequeña reunión de capacitación en tu trabajo, pasando por conferencias, congresos y hasta conciertos.
Y no es que sea una tarea fácil el organizar un evento, ya que es un verdadero reto lograr la atención de la mayoría del público. Es momento de ponernos en los zapatos de todos quienes alguna vez hemos organizado algo y aprender de la experiencia, por eso hoy te compartiré algunos tips que debes tomar en cuenta al momento de organizar un evento y que tu probabilidad de éxito sea mayor.
- Visualiza tus objetivos y fija metas. Antes de iniciar con todo lo operacional, es necesario saber qué es lo que queremos lograr al realizar nuestro evento. Esa es una pregunta básica también para todo lo que realices a lo largo de tu vida, así será más fácil establecer planes de acción.
Fijar metas a corto, mediano y largo plazo, te facilitará trabajar por objetivos, así establecerás fechas de entregas, lo que nos lleva a nuestro siguiente punto.
- Identifica a tu público. Un punto sumamente importante es saber a quién me voy a dirigir, eso te permitirá identificar cómo será la comunicación y eso te ayudará a buscar los canales correctos para llegar a tu público. Además selecciona un lugar acorde para el evento que vas a realizar,
- Realiza un cronograma. Debes ser sumamente ordenado al momento de tus actividades de planeación, por eso generar una tabla donde coloques las tareas con fechas de inicio y final de la tarea, te ayudará a visualizar de mejor manera el tiempo y prevenir que se te olvide algo.
- Verifica tu presupuesto y destina un porcentaje a imprevistos. Es indispensable que realices una proyección de gastos de acuerdo a las cotizaciones de tus proveedores y que aun así mantengas un porcentaje destinado a situaciones de imprevistos, creme que siempre va a suceder algo que no tenías planeado y que tendrás que resolver de último momento, para eso es mejor tener un colchón financiero. También es importante que todos tus gastos los vayas registrando en un documento junto a tu planeación, para evitar excederte del presupuesto previsto.
- Busca ayuda de patrocinadores. Si no tienes el presupuesto suficiente para realizar tu evento, será necesario que eches a andar una estrategia de relaciones públicas, esto con el fin de recibir apoyos tanto en especie como económicos por parte de empresas que puedan interesarse en tu proyecto.
Es muy importante que para esto tengas paquetes armados sobre qué y cuánta presencia de marca les otorgarás por el apoyo que te darán, además de al finalizar la activación entrega un reporte de resultados, esto te ayudará a contar con su presencia en futuras ediciones.
- Revisa el recinto donde realizarás tu actividad. Es necesario conocer a la perfección el lugar donde realizarás tu evento, ya que esto te ayudará a conocer las rutas de acceso del mismo y podrás desarrollar la operación logística con mayor exactitud. Además de ubicar si el lugar cuenta con los recursos necesarios para lo que lo vas a utilizar o también saber si necesitaras proveedores adicionales para cualquier tipo de servicio. Es muy importante que también verifiques que cuente con salidas de emergencia, sobre todo si se trata de un evento grande, y que las vías para accederlas estén libres de cualquier obstáculo; en este aspecto de seguridad también verifica que se cuente con extintores u otro equipo contra incendios.
- Promoción. Definir la estrategia que realizaras para que tu evento tenga correcta difusión es crucial. Como ya tenemos identificado el público al que vamos, será más sencillo encontrar los medios adecuados para la promoción y difusión del mismo. De ser necesario acércate a una agencia de publicidad y mercadotecnia, ellos pueden asesorarte en una campaña integral para tu proyecto usando las plataformas adecuadas.
- Confirma a tus invitados. Por más grande que sea tu evento, date a la tarea de confirmar la asistencia de los invitados y no lo veas como una pérdida de tiempo. Esta estrategia te ayudará a que la persona en cuestión se sienta parte del evento, además de que te ayudará a visualizar realmente la gente que asistirá.
- Considera que hay público que confirma y no asiste. El famoso mito sobre que el 20% de los invitados no asiste a un evento es incierto, porque así como te pueden faltar personas, hay otras que llegan de más. Para esto es necesario que estés preparado con sillas o mesas de más, el peor de los casos sería que no las utilizaras, dicen que más vale prevenir que lamentar.
- Logística.Uno de los puntos más importantes es la logística operacional del evento, que todo salga en el momento correcto como debe ser. Para esto debes tener a una persona indicada para coordinar esta parte, debe ser alguien que conozca el lugar, el programa y sobre todo que sepa manejar el estrés en situaciones de riesgo. Te recomiendo que realices un checklist con todo lo operacional para que todo te salga increíble y no se te olviden cosas.
- Invitar a los medios de comunicación.Si tu evento es grande y quieres difusión, no te olvides de invitar a los medios locales y regionales a que cubran tu evento, esto te ayudará a informar a la sociedad lo que estás realizando y a que más gente se interese sobre tu proyecto.
- Mide los resultados.Tan importante es la preparación del evento como lo que viene después. Es vital que midas lo que conseguiste, que revises tu lista de objetivos y metas que planteamos el principio y verifiques qué pasó y cómo mejorar. Una buena estrategia es enviar una encuesta de satisfacción a los asistentes para que compartan su experiencia sobre el evento, esto te ayudará a prever seguramente muchas situaciones para nuevas ediciones que realices y finalmente mejorar.
Disfruta lo que haces, sé que tendrás mucho estrés, pero debe ser de mucha atención que logres disfrutar lo que estás haciendo, porque cuando eso se consigue, se proyecta en los resultados.
ACERCA DEL AUTOR
Oscar Santoyo Serna, colabora en Promoción y Relaciones Públicas de Difraxion Group, agencia leonesa de publicidad y mercadotecnia con presencia nacional por su destreza en el marketing digital.
Correo: oscar@difraxion.com Twiter: @Oscar_Santoyo.
