Desde hace unos cuantos años, la información ha llegado a ser considerada como el ACTIVO más valioso dentro de las empresas ya que juega un papel muy importante a la hora de la toma de decisiones y definición de nuevas estrategias de negocios, algunos de ustedes se preguntarán ¿por qué?, otros sabrán que esto es verdad, pues la información como fuente del conocimiento otorga un bien a quien la posee, incluso en la actualidad es común escuchar acerca del espionaje, tráfico y/o robo de información como delito grave, puesto que la información se ha convertido punto clave para el crecimiento, desarrollo o éxito personal, profesional y empresarial, ya que, entre mayor sea el conocimiento adquirido a través de la información mayor será el beneficio obtenido.
Un activo es un bien que tiene una empresa y que en el ámbito contable representa una cantidad monetaria, puede ser tangible o intangible, por otro lado, la información es un conjunto de datos ordenados de tal manera que sirven para dar solución a un problema y que es generada día a día durante las actividades de cualquier persona, empresa o institución, representa más que una cantidad monetaria, la existencia y permanencia de cualquier empresa en este mundo globalizado, pues la toma de decisiones estratégicas depende principalmente de ella.
¿Será esto cierto?, a mediados de los setenta en el mundo empresarial, surgieron los conceptos de “empresa inteligente” y “administración del conocimiento”, la inteligencia se da por el conocimiento y el conocimiento se obtiene de la basta información que podemos encontrar dentro de las bases de datos de la propia empresa y/o en la gran nube tecnológica llamada internet. Para responder de manera afirmativa a la anterior pregunta, es necesario que dicha información sea seleccionada y pase por un proceso de transformación para que dé como resultado un conocimiento valioso que dote de inteligencia a la toma de decisiones de los directivos de la empresa, utilizando las herramientas adecuadas, para así poder obtener el bien esperado, soportar el crecimiento y desarrollo empresarial.
La globalización ha obligado a las empresas a modificar sus procesos, a mejorar sus formas de trabajo y a transformar la manera de hacer negocios, pero también les ha proporcionado la información necesaria y las herramientas exactas para adoptar nuevas estrategias basadas en las buenas prácticas empresariales, la administración correcta del conocimiento y el uso adecuado de las tecnologías de información. De esta manera se confirma que la información va más allá de ser un simple conjunto de datos, siendo un activo intangible y materia prima del conocimiento y del beneficio empresarial.
Pero, ¿cómo lograr que la información se transforme en conocimiento y beneficio empresarial?, de antemano, no se puede negar que en las empresas se maneja una gran cantidad de información, aunque no toda sea realmente útil, es tanta que no resulta fácil traducirla a conocimiento valioso y aplicable a las necesidades de la empresa, pues se corre el riesgo de hacer aprendizajes falsos y/o erróneos o tal vez equivocarse en la toma de decisiones, porque la información no tiene la calidad requerida ni es evaluada debidamente, siendo deficiente para cumplir con el beneficio empresarial.
¿Cuántas veces ha solicitado, información sobre las ventas, el mantenimiento, producción, calidad, etc.?, y ¿cuántas veces esa información le ha resultado relevante o útil?
La mayoría de las empresas realizan esta actividad diaria, semanal, mensual o anualmente en forma de reportes, algunas incluso todavía lo hacen de manera manual y extrayendo la información de múltiples fuentes, generando información errónea, son muy pocas las que realmente le dan el uso correcto y aprovechan la información obtenida, por ello y utilizando las herramientas informáticas adecuadas, es imperativo mejorar el uso y aprovechamiento de dicha información para evitar informes erróneos y/o manipulados, llevando a cabo una buena Administración del Conocimiento, definiendo indicadores clave y la forma en que éstos serán medidos y presentados, basándose en:
- •Las MEJORES PRACTICAS del manejo de la información de la empresa y/o empresas homólogas que servirán de benchmarking o comparativo con la intención de adoptarlas.
- •La recolección de PROPUESTAS DE MEJORA de los procesos, hechas por los operarios, quienes son los que conocen las necesidades y áreas de oportunidad que estos tienen.
- •La DOCUMENTACIÓN de soluciones a problemas presentados a fin de crear una BASE de CONOCIMIENTO que permita dar respuestas inmediatas a los problemas presentados.
La constante evolución de las tecnologías de información y de las herramientas informáticas, permite gestionar adecuadamente el acceso, obtención y manipulación de la información, así mismo, aumentar la capacidad de procesamiento para lograr de esta forma que la información pueda ser transformada en conocimiento en un tiempo más corto otorgándole a la empresa beneficios y ventajas competitivas como:
- •Reducción de costos, haciendo uso de las buenas prácticas, mejorando los procesos y reduciendo el mantenimiento correctivo de la maquinaría o equipo, traduciéndose en ahorros.
- •Mejora del Negocio, con la base de conocimiento creada y dada la información en tiempo real, permite llevar a cabo una toma de decisiones correcta al instante y/o anticipada para desarrollar estrategias que apoyen al crecimiento y desarrollo de la empresa.
- •Aumento de la productividad, con el aprovechamiento de todos los recursos de la empresa.
Para finalizar, se ha preguntado, ¿cuánto vale la información de su empresa?, ¿qué grado de importancia le ha dado a la información en los últimos años? y ¿cuáles son los beneficios que esta ofrece?, son tantos los beneficios que se obtienen a través de una gestión correcta de la información, que se sorprenderá al descubrir que ello le ayudará a incrementar la RENTABILIDAD de su empresa y a darse cuenta del tiempo que ha estado desaprovechando ese ACTIVO tan valioso que es la INFORMACIÓN.
Acerca del Autor
Gabriel Alejandro Granados es Ingeniero en Sistemas Computacionales con Maestría en Tecnologías de Información Empresarial de la Universidad De la Salle Bajío, cuenta con un diplomado en Educación a Distancia y certificación de Competencias para la Educación a Distancia. Actualmente labora en General Motors Silao como Administrador del Sistema Máximo del área de mantenimiento planeado, además de ser instructor, asesor, consultor informático y catedrático en la carrera de Producción Industrial del Colegio de Estudios Científicos y Tecnológicos de Guanajuato Plantel Irapuato III.
